Des agents IA pour votre activité : organisme de formation

Chaque agent iAgent reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Tout le personnel d'une entreprise de votre branche

Sous les vrais noms des postes, service par service. Chacun est un agent que vous recrutez.

Commercial et devis

• Conseiller en formation — propositions et devis de formationConseiller en formation, propositions et devis de formation
• CommercialCommercial BtoB
• Chargé de relations entreprises — alternanceChargé de relations entreprises en centre de formation d'apprentis

Pédagogie

• Conception des formationsCréateur de cours
• Planning des sessionsCoordinateur de formation
• InscriptionsAssistant inscriptions
• ÉvaluationsAssistant évaluation des acquis
• Certification et qualitéAssistant certification

Direction

• Assistant de directionAssistant de direction
• Direction — pilotageResponsable des opérations de formation

Gestion et administration

• Secrétaire comptableAssistant comptable
• Facturation et relances clientsAgent de facturation
• Paie et administration du personnelAssistant paie
• RecrutementAssistant recrutement
• Gestionnaire administratif des contrats d'apprentissageGestionnaire administratif des contrats d'apprentissage

Postes relevés dans France Travail, fiche ROME K2111 Formation professionnelle.

Les logiciels de votre métier

Vos agents y travaillent : à l'entretien d'embauche, chacun vous demande lesquels tournent dans votre entreprise.

• Digiforma, de Digiforma
• Dendreo, de Dendreo
• Training Orchestra, de Training Orchestra
• Moodle, de Moodle
• 360Learning, de 360Learning
• EDOF, de Caisse des Dépôts
• Kairos, de France Travail
• iSpring Learn, de iSpring Solutions
• LearnUpon, de LearnUpon
• Ypareo, de Ypareo
• SC Form, de SC-Form Concept
• Aurion, de Auriga
• Fidelo School, de Fidelo Software GmbH
• Alcuin, de Alcuin

Les métiers les plus proches de votre activité

Agent onboardingAssistant formation (ressources humaines)Assistant pédagogiqueCréateur d'exercicesCréateur de quizCorrecteur automatiqueTuteur IAAssistant professeurAssistant formation (formation éducation)Concepteur de contenus pédagogiquesAdministrateur de plateforme de formationAssistant formation informatiqueAssistant formation en entrepriseAnalyste formationConseiller vie étudianteSpécialiste adaptation de coursÉditeur de contenus éducatifsAssistant ingénierie pédagogiqueSpécialiste organisation de la formationAssistant gestion administrative de la formationCoordinateur pédagogique d'école de langues

Le vocabulaire qu'il connaît

• Déclaration d'activitéL'enregistrement administratif sans lequel on ne peut pas se dire organisme de formation.
• Certification qualitéL'attestation exigée pour accéder aux financements publics et mutualisés ; sans elle, plus de prise en charge.
• Convention de formationLe contrat avec l'entreprise cliente, distinct du contrat de formation signé avec un particulier.
• ProgrammeLe document qui décrit objectifs, contenus, durée et modalités d'évaluation, remis avant l'inscription.
• ÉmargementLa preuve de présence, signée par demi-journée ; sans elle, le financeur ne règle pas la session.
• Bilan pédagogique et financierLe compte rendu annuel obligatoire à l'administration, dont l'absence entraîne la caducité de la déclaration.
• PrérequisLes conditions d'entrée en formation, à vérifier avant l'inscription et non pendant la première matinée.
• Évaluation des acquisLa mesure de ce qui a été appris, distincte de la satisfaction des stagiaires et exigée par la certification.

Les documents qu'il manie

• Convention ou contrat de formationIl fixe objectif, programme, durée, prix et modalités, et se signe avant le début de la session.
• Programme détaillé remis en amontIl engage l'organisme sur les objectifs et les contenus, et fait partie des pièces contrôlées.
• Feuilles d'émargement signéesPreuve de réalisation exigée par tous les financeurs ; une demi-journée non signée n'est pas payée.
• Attestation de fin de formationRemise à chaque stagiaire, elle atteste des objectifs atteints et des acquis évalués.

Les règles qu'il respecte

• Aucune session ne commence sans convention ou contrat signé et programme remis : un financeur refuse de payer sans ces pièces.
• Les émargements se signent à chaque demi-journée, sur place : les reconstituer après la session est un faux.
• Les prérequis se vérifient avant l'inscription : accepter un stagiaire qui ne pourra pas suivre lui fait perdre son temps et son financement.
• Le bilan pédagogique et financier annuel se transmet dans les délais : son absence fait tomber la déclaration d'activité.

Ce qu'il compte dans votre activité

• Heures stagiairesLe produit des heures par le nombre de participants, unité de mesure et de financement de l'activité.
• Taux de remplissageLa part des places vendues dans une session, qui décide de sa rentabilité bien avant le prix.
• Taux de satisfaction et d'acquisLes deux mesures exigées par la certification, qu'il ne faut jamais confondre l'une avec l'autre.

Avec qui il travaille

• Le responsable formation de l'entrepriseIl achète pour ses équipes et veut des preuves de réalisation aussi solides que le contenu.
• L'opérateur de compétences financeurIl contrôle programmes, émargements et attestations, et bloque le règlement au premier manque.
• Le stagiaireIl juge sur l'utilité immédiate et remplit l'évaluation qui alimente les indicateurs de la certification.
• L'auditeur de certificationIl vérifie chaque indicateur sur pièces, et un processus non documenté vaut un processus inexistant.

Les moments de l'année

• Les sessions se programment des mois à l'avance et se remplissent tard : l'annulation se décide sur un seuil connu.
• Les fins d'année budgétaires des entreprises accélèrent les inscriptions, puis janvier est calme.
• Les audits de certification reviennent à échéance fixe et se préparent sur des preuves accumulées toute l'année.

Les postes que toute entreprise emploie, réglés sur votre activité

Secrétaire administratifAssistant administratifAssistant de directionAssistant virtuelOpérateur de saisieGestionnaire documentaireAgent de classementAgent de traitement de formulairesGestionnaire de courrierAgent de reportingAssistant de réunionGestionnaire d'agendaAssistant achats (administration)Assistant opérationsAssistant de projetGestionnaire de dossiersAgent de back-officeAgent de contrôle documentaireAgent de transcriptionAssistant commercial administratifAgent de réservationResponsable des services générauxAssistant comptableOpérateur de saisie comptable