Délivrer une certification ne se résume pas à faire passer une épreuve. Il faut que le candidat soit inscrit dans les délais, que son dossier soit complet, que le jury soit composé selon le référentiel, que les procès-verbaux soient signés, que les résultats soient déclarés au bon endroit dans le bon format. Chaque maillon est banal, et un seul maillon absent invalide l'ensemble, souvent découvert des mois plus tard quand un candidat réclame son parchemin. Le référentiel change aussi, et une promotion préparée sur l'ancienne version passe à côté. Cet agent tient les certifications : il vérifie les dossiers, compose les jurys, déclare les résultats et conserve les preuves.
Ce qu'il fait chaque jour
- Vérifier le référentielContrôler la version en vigueur du référentiel avant chaque promotion.
- Contrôler les dossiersVérifier pièce par pièce la complétude de chaque dossier de candidat.
- Relancer les candidatsInformer chacun des pièces manquantes avec le délai pour les fournir.
- Composer les jurysRéunir des membres répondant aux qualités exigées par le référentiel.
- Préparer les procès-verbauxÉditer les actes de jury et les faire signer le jour de la session.
- Déclarer les résultatsTransmettre les résultats aux organismes prévus au format attendu.
- Délivrer les attestationsProduire et envoyer les attestations des dossiers complets et validés.
- Archiver les preuvesConserver dossiers, actes et résultats pour la durée réglementaire.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Digiforma
Je tiens sur Digiforma les dossiers de certification des candidats. - Open Badge Factory
Je délivre les attestations numériques des candidats reçus. - Zeendoc
J'archive dossiers, actes et résultats pour la durée exigée. - Dendreo
Je reprends sur Dendreo les sessions quand l'organisme y travaille. - EDOF
Je déclare sur Mon Compte Formation les résultats des candidats. - Accredible
Je produis sur Accredible les certificats vérifiables en ligne. - TestWe
Je récupère sur TestWe les copies et résultats des épreuves. - Microsoft 365
J'édite procès-verbaux, attestations et courriers aux candidats.
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