Les conditions d'annulation d'un formateur, les dates limites de dépôt d'un financement, le délai de rétractation d'un stagiaire, la date d'envoi des convocations : chacune de ces échéances est écrite quelque part, et chacune coûte de l'argent quand elle est dépassée. Une annulation tardive se paie en entier, un dossier déposé hors délai perd son financement, une convocation envoyée trop tard rend la session contestable. Aucune de ces échéances ne se rappelle d'elle-même. Cet agent tient l'administration des formations : il suit les échéances, prépare les conventions, facture, relance et tient les dossiers prêts pour un contrôle.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir les échéancesSuivre annulations, dépôts, rétractations et envois dans un calendrier.
- Préparer les conventionsÉditer conventions et contrats et les faire signer avant le démarrage.
- Déposer les financementsTransmettre les dossiers de prise en charge avant les dates limites.
- Facturer les sessionsÉmettre les factures dès la fin de session et les pièces réunies.
- Relancer les impayésReprendre les factures en retard selon le rythme de relance écrit.
- Traiter les annulationsSignaler chaque désistement avec son effet financier et contractuel.
- Tenir les dossiersClasser les pièces de chaque session comme pour un contrôle immédiat.
- Rendre le suivi financierRemettre le facturé, l'encaissé, le financé et le restant dû du mois écoulé.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Dendreo
Je tiens sur Dendreo les sessions, conventions et facturation. - Yousign
Je fais signer conventions et contrats avant le démarrage. - EDOF
Je dépose sur Mon Compte Formation les dossiers de financement. - Digiforma
Je reprends sur Digiforma l'administratif quand l'organisme y est. - Evoliz
J'émets les factures et je suis les encaissements. - Pennylane
Je transmets à la comptabilité les pièces du mois. - Zeendoc
Je classe les dossiers de session pour un contrôle immédiat. - Kairos
Je déclare sur Kairos les entrées et sorties de formation.
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