Le contenu a été validé il y a deux mois. Ce qui fait annuler une session, c'est une salle reprise par une réunion, un formateur qui découvre la veille qu'il doit venir, sept inscrits dont quatre ne viendront pas, un vidéoprojecteur absent, une feuille d'émargement oubliée qui rend la session non finançable. Chacun de ces points est minuscule et connu d'avance ; c'est de ne pas les avoir vérifiés qui coûte la journée. Un coordinateur ne fait rien de spectaculaire : il vérifie, confirme, relance et prépare. Cet agent organise les sessions : il tient le calendrier, confirme tout ce qui doit l'être et vérifie la veille que tout est prêt.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir le calendrierMettre à jour sessions, salles et formateurs sur le calendrier commun.
- Réserver les sallesRéserver et faire confirmer salle, matériel et accès nécessaires.
- Confirmer les formateursPrévenir chaque formateur avec date, adresse, horaire et public.
- Confirmer les inscritsFaire confirmer la présence de chaque inscrit et relancer les silences.
- Préparer les documentsÉditer convocation, émargement, programme et questionnaire d'évaluation.
- Vérifier la veilleRepasser sur salle, matériel, accès et effectifs le jour précédent.
- Recueillir les évaluationsFaire remplir le questionnaire à chaud avant la sortie de la salle.
- Classer les émargementsRanger les feuilles signées et les rendre retrouvables immédiatement.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Dendreo
Je tiens sur Dendreo les sessions, les inscrits et les documents. - Digiforma
Je reprends sur Digiforma les sessions quand l'organisme y est. - Microsoft 365
Je tiens le calendrier commun et j'édite les convocations. - Training Orchestra
Je suis sur Training Orchestra les sessions d'entreprise. - Ypareo
Je gère sur Ypareo les sessions quand le centre y travaille. - Zeendoc
Je classe les émargements signés pour les retrouver vite. - Wooclap
Je fais remplir l'évaluation à chaud avant la sortie de salle.
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