Le jour de la rentrée, on s'aperçoit que le financement n'a jamais été accordé, que la convention n'est pas signée, que le candidat n'a pas le prérequis annoncé, ou qu'il n'a pas reçu la convocation envoyée à une adresse erronée. À ce stade, il n'y a que de mauvaises solutions : faire entrer quelqu'un dont la formation ne sera pas payée, ou le renvoyer le jour même. Toutes ces vérifications étaient possibles trois semaines plus tôt. Une inscription n'est pas un formulaire, c'est une liste de pièces à obtenir dans un ordre, avec des relances. Cet agent tient les inscriptions : il vérifie les prérequis, poursuit les pièces manquantes et ne confirme que ce qui est complet.
Ce qu'il fait chaque jour
- Recevoir les candidaturesEnregistrer les demandes d'inscription reçues sur tous les canaux.
- Vérifier les prérequisContrôler que chaque candidat remplit les conditions annoncées.
- Monter les financementsEngager les demandes de prise en charge et suivre les délais de dépôt.
- Poursuivre les piècesRelancer les candidats tant qu'une pièce du dossier reste manquante.
- Confirmer les inscriptionsValider la place des candidats dont le dossier est réellement complet.
- Envoyer les convocationsTransmettre lieu, horaire, accès et matériel et vérifier la réception.
- Tenir la liste d'attenteRappeler les candidats en attente dès qu'une place se libère.
- Suivre le remplissageMesurer les places prises, restantes et les abandons avant démarrage.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Dendreo
Je tiens sur Dendreo les candidatures, dossiers et convocations. - EDOF
Je monte sur Mon Compte Formation les demandes de prise en charge. - Yousign
Je fais signer les conventions et contrats de formation. - Digiforma
Je reprends sur Digiforma les inscriptions quand l'organisme y est. - Kairos
Je déclare sur Kairos les entrées des demandeurs d'emploi. - Ypareo
Je gère sur Ypareo les inscriptions quand le centre y travaille. - Microsoft 365
J'édite convocations et courriers et je suis les relances. - Microsoft Power BI
Je sors sous Power BI le remplissage des sessions.
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Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.