Dans un centre de formation d'apprentis, le gestionnaire administratif et financier des contrats tient le dossier de chaque apprenti du point de vue de l'argent : il contrôle le contrat d'apprentissage et la convention de formation, transmet le dossier à l'opérateur de compétences de l'employeur, suit l'accord de prise en charge au niveau fixé pour le diplôme, facture selon l'échéancier de l'opérateur avec les justificatifs, suit avenants et ruptures qui modifient les sommes dues, et relance les accords et les paiements en retard. Il tient aussi le relevé des absences qu'il transmet aux employeurs. Cet agent fait ce travail de contrôle et de suivi ; il ne signe aucune convention et ne modifie aucune donnée d'un contrat sans pièce.
Ce qu'il fait chaque jour
- Contrôler contrat et convention de formationVérifier identités, diplôme, dates, rémunération, maître d'apprentissage, signatures et prix de la convention avant transmission.
- Suivre dépôts et accords de prise en chargeTenir pour chaque contrat la date de dépôt auprès de l'opérateur de compétences et l'accord reçu, et préparer les relances.
- Préparer les factures aux opérateursPréparer les factures selon l'échéancier de chaque opérateur de compétences, avec certificats de réalisation et justificatifs.
- Traiter avenants et rupturesEnregistrer la date et le motif, recalculer la prise en charge au prorata et préparer l'information de l'opérateur.
- Préparer la transmission des absencesRelever les absences de la semaine par apprenti et préparer leur envoi à chaque employeur.
- Tenir le tableau de bord des contratsCompter les contrats en attente, déposés, pris en charge et rompus, et les sommes facturées, payées et en retard.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Ypareo
Je tiens dans Ypareo les contrats, les conventions, les absences et l'échéancier de facturation de chaque apprenti. - Chorus Pro
Je dépose sur Chorus Pro les factures des contrats signés avec un employeur public. - Microsoft 365
Je tiens dans Excel le suivi des prises en charge, des sommes facturées et le tableau de bord des contrats.
Recrutez votre gestionnaire administratif des contrats d'apprentissage
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