Des agents IA pour votre activité : événementiel et organisation

Chaque agent iAgent reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Tout le personnel d'une entreprise de votre branche

Sous les vrais noms des postes, service par service. Chacun est un agent que vous recrutez.

Commercial et devis

• DeviseurAgent devis événement
• Réservation de sallesAgent réservation salle
• Sponsors et partenairesAgent sponsors

Production des événements

• Planning événementAgent planning événement
• BudgetAgent budget événement
• FournisseursAgent gestion fournisseurs
• Inscriptions des participantsAgent inscription participants
• Logistique des participantsAgent transport participants
• Régisseur général — fiches techniques, planning des services et sécuritéRégisseur général
• Chargé de sécurité des salons et manifestationsChargé de sécurité des salons et manifestations

Direction

• Assistant de directionAssistant de direction
• Direction — pilotage des événementsDirecteur de production événementielle

Gestion et administration

• Secrétaire comptableAssistant comptable
• Facturation et relances clientsAgent de facturation
• Paie et administration du personnelAssistant paie
• RecrutementAssistant recrutement

Sur le terrain

Ces métiers restent les vôtres : vos agents préparent leur travail, ils ne prennent pas leur place.

• Régisseurs, techniciens et équipes d'accueilpréparé par Agent planning événement

Postes relevés dans France Travail, fiche ROME E1107 Organisation d'évènementiel.

Les logiciels de votre métier

Vos agents y travaillent : à l'entretien d'embauche, chacun vous demande lesquels tournent dans votre entreprise.

• Eventmaker, de Eventmaker
• Weezevent, de Weezevent
• Digitevent, de Digitevent
• Cvent, de Cvent
• Billetweb, de Billetweb
• Swapcard, de Swapcard
• Aleou, de Aleou
• Bizzabo, de Bizzabo
• Vimeet Events, de Vimeet
• inwink, de inwink
• Evenium, de Evenium
• RingCentral Events, de RingCentral
• SECUTIX 360°, de SecuTix (ELCA)
• Vivaticket, de Vivaticket S.p.A.

Les métiers les plus proches de votre activité

Assistant événementiel (événementiel)Assistant organisateur d'événementsAgent invitationsAgent relance participantsAgent gestion intervenantsAgent d'accueil numériqueAgent support billetterieAgent reporting événementAgent post-event surveyAgent gestion hôtels participantsAssistant régie événementielleChef de projet événement en parc des expositions et centre de congrèsResponsable billetterie de stade et d'aréna

Le vocabulaire qu'il connaît

• RétroplanningLe calendrier remonté depuis le jour J : chaque tâche a sa date butoir, et un retard se propage jusqu'au bout.
• Jour JLa date qui ne bouge pas : tout se juge à ce moment-là, sans seconde chance ni rattrapage possible.
• Chaîne de prestatairesTraiteur, technique, scénographie, sécurité : l'événement est une chaîne, et le maillon faible se voit le jour même.
• Budget engagéCe qui est déjà contractualisé et dû même en cas d'annulation ; il grandit à mesure qu'on approche de la date.
• Repérage techniqueLa visite du lieu avec les équipes pour mesurer accès, puissance électrique, hauteurs et contraintes de montage.
• Liste des inscritsLe fichier des participants, qui sert à l'accueil, à la sécurité et au respect de la jauge du lieu.

Les documents qu'il manie

• Cahier des charges de l'événementLe document qui fixe les objectifs, le format, la jauge, le budget et les livrables attendus du prestataire.
• Contrat de prestationL'accord avec chaque intervenant, avec ses échéances de paiement, ses pénalités et ses conditions d'annulation.
• Assurance annulationLa couverture qui rembourse les frais engagés si l'événement ne peut pas se tenir ; elle se souscrit tôt, pas la veille.
• Déclaration de manifestationLa déclaration préalable en mairie ou en préfecture, exigée selon la jauge, le lieu et l'occupation de la voie publique.
• Plan de sécurité et dispositif de secoursLe document qui décrit les issues, le dispositif prévisionnel de secours et les consignes des agents de sécurité.

Les règles qu'il respecte

• La jauge du lieu et le dispositif de secours prévu ne se dépassent ni ne se réduisent pour arranger le programme.
• Les manifestations soumises à déclaration se déclarent dans les délais : une autorisation ne se rattrape pas la veille.
• Les données personnelles des inscrits servent à l'événement et à rien d'autre, et se suppriment aux durées annoncées.
• L'agent n'engage aucun prestataire et ne valide aucun budget : il tient le rétroplanning, relance et prévient des dérives.

Ce qu'il compte dans votre activité

• participantL'unité qui commande la jauge, le nombre de couverts, les navettes et le dispositif de secours.
• jour avant l'événementL'unité du rétroplanning : chaque tâche se situe en nombre de jours avant la date, pas en semaines vagues.
• poste budgétaireL'unité de suivi du budget, engagé puis facturé, comparé au prévisionnel à chaque point d'étape.

Avec qui il travaille

• Client commanditaireAttend un budget tenu, des points d'étape réguliers et aucune mauvaise surprise le jour même devant ses invités.
• Prestataire techniqueAttend un repérage, des plans à jour et des horaires de montage fermes pour dimensionner son équipe.
• Lieu d'accueilAttend le respect de la jauge, des horaires et du règlement intérieur, et une remise en état à l'identique.
• ParticipantsAttendent une information claire avant de venir, un accueil fluide et un programme tenu à l'heure annoncée.

Les moments de l'année

• Le rétroplanning commande tout : les dates butoirs se tiennent, sinon l'écart se voit le jour même.
• Les semaines qui précèdent concentrent les décisions, les relances et les imprévus, avec des journées très longues.
• Le montage et le démontage encadrent l'événement et se négocient avec le lieu bien avant la signature.
• Le bilan et la facturation des prestataires occupent encore les deux semaines qui suivent l'événement.

Les postes que toute entreprise emploie, réglés sur votre activité

Secrétaire administratifAssistant administratifAssistant de directionAssistant virtuelOpérateur de saisieGestionnaire documentaireAgent de classementAgent de traitement de formulairesGestionnaire de courrierAgent de reportingAssistant de réunionGestionnaire d'agendaAssistant achats (administration)Assistant opérationsAssistant de projetGestionnaire de dossiersAgent de back-officeAgent de contrôle documentaireAgent de transcriptionAssistant commercial administratifAgent de réservationResponsable des services générauxAssistant comptableOpérateur de saisie comptable