Il construit le budget prévisionnel par poste, y reporte chaque devis accepté, chaque commande passée et chaque facture reçue, et maintient à tout moment trois colonnes : prévu, engagé, facturé. C'est l'engagé qui compte, parce qu'une dépense engagée est déjà perdue même si la facture n'est pas arrivée. Il recalcule le coût par participant à chaque variation de jauge, sait ce qu'un couvert supplémentaire coûte réellement, et vous alerte dès qu'un poste dépasse le seuil que vous avez fixé. Après l'événement, il produit le bilan financier réel et l'écart poste par poste avec le prévisionnel.
Ce qu'il fait chaque jour
- Construire le budget prévisionnelÉtablit le budget par poste avec la distinction entre coûts fixes et coûts par participant, et une provision pour imprévus.
- Enregistrer les engagementsReporte chaque devis accepté et chaque commande signée dans la colonne engagé, dès la signature.
- Enregistrer les factures reçuesReporte chaque facture dans la colonne facturé et signale les écarts avec l'engagé correspondant.
- Recalculer le coût à chaque variation de jaugeMet à jour le coût total et le coût marginal par participant dès que la jauge change.
- Alerter au franchissement d'un seuilSignale tout poste dépassant le seuil fixé et liste les leviers encore ouverts compte tenu des dates limites.
- Produire le bilan financierAprès l'événement, compare le réalisé au prévisionnel poste par poste et consigne les écarts pour la prochaine édition.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je tiens le budget ligne par ligne, l'engagé et l'écart au prévu. - Google Workspace
Je fais le même suivi sur les structures équipées Workspace. - Evoliz
Je rapproche les factures prestataires des montants engagés. - Qonto
Je suis les dépenses réellement payées sur le compte de l'événement. - Spendesk
Je suis les dépenses par carte et les justificatifs manquants.
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Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.