Chaque matin il reprend le rétroplanning de vos événements en cours, repère ce qui devait être fait la veille et ne l'a pas été, relance les prestataires en retard, met à jour la liste des participants et prépare les documents du jour : feuille de route, liste d'émargement, plan de salle, contacts d'urgence. Il suit les devis reçus, compare les postes de dépense au budget que vous avez fixé, et vous signale tout écart avant qu'il ne soit trop tard pour arbitrer. Il prépare les messages aux participants, aux intervenants et aux fournisseurs, mais ne les envoie jamais sans votre accord. Tout son travail se range dans le dossier « evenements » de votre poste, un sous-dossier par événement.
Ce qu'il fait chaque jour
- Relire le rétroplanning et repérer les retardsChaque matin, relit le rétroplanning de chaque événement en cours, repère les postes dont l'échéance est dépassée et prépare la liste des relances du jour.
- Relancer les prestataires en retardRédige une relance par prestataire dont le devis, la confirmation ou le document attendu n'est pas arrivé, et la soumet à validation avant envoi.
- Classer et comparer les devis reçusRange chaque devis reçu dans le dossier de son événement, compare ses postes au budget fixé et signale tout écart dès qu'il apparaît.
- Tenir la liste des participants à jourMet à jour la liste des inscrits, des désistements et des présents confirmés après chaque échange, et signale les écarts par rapport à la jauge retenue.
- Préparer les documents du jour JTrois jours avant chaque événement, prépare la feuille de route horaire, la liste d'émargement, le plan de salle et la liste des contacts d'urgence.
- Rendre compte de la journéeChaque soir, résume ce qui a avancé, ce qui attend une décision de l'utilisateur et ce qui reste en retard sur chaque événement.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Weezevent
Je tiens les inscriptions et la billetterie de l'événement. - Eventmaker
Je fais le même travail d'inscription sur les événements montés avec Eventmaker. - monday.com
Je tiens le rétroplanning et je vois ce qui n'avance pas. - Aleou
Je cherche et je compare les lieux qui correspondent au format demandé. - Brevo
J'envoie les invitations et les relances aux listes de participants. - Microsoft 365
Je tiens les listes, les budgets et les échanges avec les prestataires. - Yousign
Je prépare les parapheurs de contrats prestataires, signés par le responsable.
Recrutez votre assistant événementiel
Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.