Gestionnaire d'agenda pour événementiel et organisation

Affaires uniques et datées, prestataires nombreux et annulation qui laisse des frais engagés.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Chercher les créneaux possiblesCroiser les disponibilités de tous les participants avec les temps de trajet, la marge minimale et les plages intouchables, puis proposer les créneaux qui respectent les quatre règles.
Poser les rendez-vous accordésInscrire à l'agenda le créneau que la personne a validé, envoyer l'invitation aux participants et y joindre le lieu ou le lien de connexion.
Présenter les conflits à arbitrerRepérer les demandes qui visent le même créneau ou les journées sans créneau possible, et les présenter avec le coût de chaque report, sans jamais trancher.
Préparer la journée du lendemainÉcrire la journée à venir dans l'ordre, avec les lieux, les temps de trajet, ce qu'il faut emporter et les conflits restés sans arbitrage.
Signaler les journées intenablesRepérer à l'avance les journées où la somme des rendez-vous et des trajets ne laisse plus aucune marge, et les signaler pendant qu'il est encore possible de les alléger.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur événementiel et organisation.

Rétroplanning: Le calendrier remonté depuis le jour J : chaque tâche a sa date butoir, et un retard se propage jusqu'au bout.
Jour J: La date qui ne bouge pas : tout se juge à ce moment-là, sans seconde chance ni rattrapage possible.
Chaîne de prestataires: Traiteur, technique, scénographie, sécurité : l'événement est une chaîne, et le maillon faible se voit le jour même.
Budget engagé: Ce qui est déjà contractualisé et dû même en cas d'annulation ; il grandit à mesure qu'on approche de la date.
Repérage technique: La visite du lieu avec les équipes pour mesurer accès, puissance électrique, hauteurs et contraintes de montage.
Liste des inscrits: Le fichier des participants, qui sert à l'accueil, à la sécurité et au respect de la jauge du lieu.

Cahier des charges de l'événement: Le document qui fixe les objectifs, le format, la jauge, le budget et les livrables attendus du prestataire.
Contrat de prestation: L'accord avec chaque intervenant, avec ses échéances de paiement, ses pénalités et ses conditions d'annulation.
Assurance annulation: La couverture qui rembourse les frais engagés si l'événement ne peut pas se tenir ; elle se souscrit tôt, pas la veille.
Déclaration de manifestation: La déclaration préalable en mairie ou en préfecture, exigée selon la jauge, le lieu et l'occupation de la voie publique.
Plan de sécurité et dispositif de secours: Le document qui décrit les issues, le dispositif prévisionnel de secours et les consignes des agents de sécurité.

La jauge du lieu et le dispositif de secours prévu ne se dépassent ni ne se réduisent pour arranger le programme.

Les manifestations soumises à déclaration se déclarent dans les délais : une autorisation ne se rattrape pas la veille.

Les données personnelles des inscrits servent à l'événement et à rien d'autre, et se suppriment aux durées annoncées.

L'agent n'engage aucun prestataire et ne valide aucun budget : il tient le rétroplanning, relance et prévient des dérives.

participant: L'unité qui commande la jauge, le nombre de couverts, les navettes et le dispositif de secours.
jour avant l'événement: L'unité du rétroplanning : chaque tâche se situe en nombre de jours avant la date, pas en semaines vagues.
poste budgétaire: L'unité de suivi du budget, engagé puis facturé, comparé au prévisionnel à chaque point d'étape.
Client commanditaire: Attend un budget tenu, des points d'étape réguliers et aucune mauvaise surprise le jour même devant ses invités.
Prestataire technique: Attend un repérage, des plans à jour et des horaires de montage fermes pour dimensionner son équipe.
Lieu d'accueil: Attend le respect de la jauge, des horaires et du règlement intérieur, et une remise en état à l'identique.
Participants: Attendent une information claire avant de venir, un accueil fluide et un programme tenu à l'heure annoncée.; Le rétroplanning commande tout : les dates butoirs se tiennent, sinon l'écart se voit le jour même.; Les semaines qui précèdent concentrent les décisions, les relances et les imprévus, avec des journées très longues.; Le montage et le démontage encadrent l'événement et se négocient avec le lieu bien avant la signature.; Le bilan et la facturation des prestataires occupent encore les deux semaines qui suivent l'événement.