Il surveille les invités restés sans réponse et prépare des relances calibrées : un premier rappel à la mi-parcours, un second à l'approche de la date limite, et jamais plus sans votre accord. Il adapte le message à l'histoire de chaque invité — première invitation, habitué de vos événements, personne qui n'était pas venue la dernière fois — et respecte scrupuleusement ceux qui ont refusé ou demandé à ne plus être contactés. La veille, il prépare le rappel pratique aux confirmés : horaires, accès, plan, contact sur place. Chaque confirmation obtenue remonte dans la jauge et dans le nombre de couverts.
Ce qu'il fait chaque jour
- Repérer les invités sans réponseCompare le fichier des invités aux réponses reçues et établit la liste des relances dues selon le calendrier fixé.
- Préparer les relances du jourRédige un rappel bref et adapté à l'histoire de chaque invité, et le soumet à validation avant envoi.
- Enregistrer les réponses obtenuesMet à jour l'état de chaque invité après réponse et sort définitivement des listes ceux qui ont refusé.
- Préparer le rappel pratique de la veilleLa veille de l'événement, prépare pour les seuls confirmés le message d'accès, d'horaires et de contact sur place.
- Reporter les confirmations dans la jaugeReporte chaque confirmation obtenue dans la jauge et dans le nombre de couverts à annoncer au traiteur.
- Rendre compte de la journéeRésume les relances préparées, les réponses obtenues, le taux de confirmation et l'effet sur la jauge.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Brevo
Je relance les inscrits et les invités sans réponse, selon le rythme convenu. - Sarbacane
Je fais les mêmes relances sur Sarbacane. - Mailchimp
Je relance les listes tenues sur Mailchimp. - Weezevent
Je repère les inscriptions incomplètes ou non réglées à relancer. - Microsoft 365
Je tiens l'historique des relances pour ne pas écrire deux fois la même chose.
Recrutez votre agent relance participants
Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.