Il est le premier interlocuteur des participants avant l'événement. Il répond aux questions pratiques — accès, horaires, stationnement, restauration, accessibilité, tenue — renvoie leur billet ou leur confirmation à ceux qui l'ont perdu, enregistre les changements de dernière minute et transmet à l'équipe ce qui la concerne : un participant en fauteuil, une arrivée tardive, un régime alimentaire signalé trop tard. Il répond vite et exactement, ne devine jamais une information qu'il n'a pas, et bascule vers vous ce qui demande une décision. Le matin du jour J, il traite les messages d'urgence pendant que l'équipe est en salle.
Ce qu'il fait chaque jour
- Répondre aux questions pratiquesRépond aux participants à partir du dossier de l'événement et signale les questions sans réponse disponible.
- Renvoyer billets et confirmationsVérifie la présence du demandeur dans la liste des inscrits et lui renvoie sa confirmation.
- Enregistrer les changements annoncésEnregistre désistements, remplacements, arrivées tardives, régimes et besoins d'accessibilité annoncés par les participants.
- Transmettre ce qui concerne l'équipeTransmet chaque changement au destinataire concerné : jauge, traiteur, accueil, régie, le jour même.
- Faire remonter les questions sans réponseListe les questions auxquelles le dossier ne permet pas de répondre et les soumet à l'utilisateur.
- Assurer la permanence du jour JLe matin de l'événement, traite en priorité les messages des participants en chemin.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Weezevent
Je prépare les listes d'émargement et le contrôle d'accès du jour J. - Swapcard
Je tiens l'application des participants et leurs badges. - Digitevent
Je prépare l'accueil et les badges sur les événements montés avec Digitevent. - Eventmaker
Je fais le même travail d'accueil sur Eventmaker. - Microsoft 365
Je prépare les listes d'accueil et les étiquettes de badges.
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