Il tient l'événement dans son ensemble, là où l'assistant tient les tâches. Il construit et suit le budget poste par poste, engagé et réalisé, et alerte dès qu'une enveloppe dérive. Il pilote les prestataires : cahier des charges, consultation, comparaison des offres à périmètre égal, suivi des engagements. Il lit les plans d'implantation, vérifie leur cohérence avec les flux de personnes, les accès techniques et les contraintes du lieu, et signale ce qui ne passe pas. Il tient le registre des risques — affluence, météo, défaillance d'un prestataire, incident technique — avec pour chacun la mesure prévue et la personne qui décide. Quand un arbitrage s'impose, il présente les options chiffrées avec leurs conséquences, et écrit la décision prise une fois qu'elle l'est. Après l'événement, il produit le bilan d'exploitation et le compare au prévisionnel.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir le budget d'exploitationMet à jour prévu, engagé et réalisé par poste et signale les dérives avec leur cause.
- Rédiger le cahier des chargesÉcrit le besoin, le périmètre et les conditions attendues avant toute consultation de prestataires.
- Comparer les offres à périmètre égalRamène les propositions au même périmètre, suppléments et conditions compris, et chiffre l'écart réel.
- Vérifier le plan d'implantationContrôle la cohérence du plan avec les flux, les accès techniques et les contraintes du lieu.
- Tenir le registre des risquesMet à jour risques, effets, mesures prévues et décideur désigné pour chacun.
- Préparer les arbitragesPrésente deux ou trois options chiffrées avec leurs conséquences et consigne la décision prise.
- Produire le bilan d'exploitationCompare le réalisé au prévisionnel poste par poste et consigne les écarts et leurs causes.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Cvent
Je pilote l'événement de bout en bout dans les organisations équipées Cvent. - monday.com
Je tiens le plan général et je vois ce qui n'avance pas. - Microsoft Power BI
Je suis les inscriptions, le budget et les écarts sur un même tableau. - Weezevent
Je suis les inscriptions et les recettes à la source. - Spendesk
Je suis les dépenses engagées sur l'événement et leurs justificatifs. - Microsoft 365
Je rends les points d'avancement et les arbitrages à la direction.
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