Il écrit le conducteur : l'heure de chaque séquence, sa durée, qui intervient, ce que la régie doit faire à cet instant, ce que la salle doit avoir été préparée. Il vérifie que le déroulé tient debout — qu'une pause de quinze minutes suffit vraiment à faire sortir deux cents personnes, qu'un changement de plateau a le temps d'être fait — et signale les séquences trop serrées avant que la journée ne le prouve. Il produit la version de chaque intervenant, celle de la régie et celle de l'accueil, qui ne contiennent pas la même chose. Le jour J, il tient le déroulé réel face au prévu pour que chacun sache de combien on est en retard.
Ce qu'il fait chaque jour
- Écrire le conducteurRédige le déroulé séquence par séquence avec heures, durées, intervenants, actions régie et état de salle attendu.
- Vérifier que le déroulé tientConfronte chaque durée au temps réellement nécessaire selon la jauge et signale les séquences trop serrées.
- Produire les versions par destinataireÉdite la version intervenants, la version régie et la version accueil du même déroulé.
- Tenir le déroulé réel le jour JEnregistre l'heure effective de chaque séquence, calcule l'écart cumulé et propose un rattrapage au-delà du seuil fixé.
- Comparer le prévu et le réaliséAprès l'événement, compare durées prévues et réelles pour corriger les estimations des prochains déroulés.
Les logiciels qu'il sait tenir
- monday.com
Je tiens le rétroplanning et le conducteur du jour J. - Asana
Je fais le même travail sur les équipes équipées Asana. - Trello
Je tiens les tâches de préparation sur les petites organisations équipées Trello. - Microsoft Project
Je tiens le plan et ses dépendances dans les structures équipées Project. - Microsoft 365
Je rends le conducteur minute par minute et les feuilles de route de chacun.
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