Il traite chaque inscription à mesure qu'elle arrive : il vérifie que les champs obligatoires sont remplis, détecte les doublons, rattache les inscrits à leur société, enregistre les contraintes alimentaires et les demandes d'accessibilité, puis confirme la prise en compte. Il tient la jauge en temps réel — inscrits, confirmés, liste d'attente, désistements — et vous alerte dès que la salle approche de sa capacité ou que la restauration doit être recalculée. Trois jours avant, il produit la liste d'émargement, la liste des régimes alimentaires pour le traiteur et le fichier des badges. Après l'événement, il consigne les présents réels face aux inscrits.
Ce qu'il fait chaque jour
- Traiter les inscriptions reçuesVérifie les champs obligatoires, détecte les doublons, rattache l'inscrit à sa société et enregistre le dossier ou le place en attente.
- Confirmer la prise en comptePrépare pour chaque inscription enregistrée un message de confirmation avec les informations pratiques, et le soumet à validation.
- Demander les compléments manquantsRédige une demande de complément pour chaque dossier en attente et relance ceux restés sans réponse.
- Tenir la jauge à jourMet à jour inscrits, confirmés, liste d'attente et désistements, compare à la capacité et alerte au seuil fixé.
- Produire les listes du jour JTrois jours avant, édite la liste d'émargement, le récapitulatif des régimes et besoins d'accessibilité, et le fichier des badges.
- Consigner les présences réellesAprès l'événement, enregistre les présents face aux inscrits et calcule l'écart pour les prochains événements.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Weezevent
Je tiens le formulaire d'inscription, les quotas et la liste des inscrits. - Billetweb
Je fais le même travail sur les événements ouverts avec Billetweb. - idloom
Je gère les inscriptions à plusieurs sessions et les données demandées aux participants. - Eventbrite
Je tiens les inscriptions des événements ouverts sur Eventbrite. - Digitevent
Je monte le formulaire et je suis les réponses sur Digitevent. - Microsoft 365
Je consolide les listes et je repère les doublons avant l'événement.
Recrutez votre agent inscription participants
Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.