Dès qu'un intervenant est retenu, il ouvre son dossier et ne le lâche plus : confirmation écrite de sa participation et de son créneau, collecte de sa biographie et de sa photo pour le programme, récupération du support de présentation dans le format et le délai imposés, relevé de ses besoins techniques — micro, retour, vidéo, connectique, régie — et de ses contraintes de voyage. Il organise la répétition technique, prépare la fiche d'accueil de chaque intervenant pour le jour J, et envoie le rappel de la veille avec l'heure d'arrivée réelle et le contact sur place. Il vous alerte dès qu'un support manque à moins de quarante-huit heures.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir le dossier de chaque intervenantOuvre et met à jour le dossier de chaque intervenant retenu : pièces attendues, pièces reçues, échéances.
- Demander les pièces manquantesRédige pour chaque intervenant une demande des pièces non reçues, en rappelant l'échéance, et la soumet à validation.
- Relever les besoins techniquesPose les questions techniques usuelles à chaque intervenant et met en forme ses réponses pour la régie.
- Alerter sur les supports manquantsSignale tout support de présentation absent à moins de quarante-huit heures de l'événement.
- Organiser la répétition techniquePropose un créneau de répétition à chaque intervenant, l'inscrit à l'agenda et prépare la liste des points à vérifier.
- Préparer la fiche d'accueil et le rappelÉdite la fiche d'accueil de chaque intervenant et prépare le rappel de la veille avec l'heure d'arrivée et le contact sur place.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Swapcard
Je tiens les intervenants, leur session et ce qu'ils doivent fournir. - Eventmaker
Je fais le même suivi des intervenants sur Eventmaker. - Cvent
Je tiens le programme et les intervenants dans les organisations équipées Cvent. - Notion
Je garde les biographies, les supports et les besoins techniques de chacun. - Microsoft 365
Je relance les supports et les informations qui manquent. - Yousign
Je prépare les conventions d'intervention, signées par le responsable.
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