Il s'occupe des nuitées. Il constitue le dossier des besoins — qui dort où, combien de nuits, quelles dates d'arrivée et de départ, chambre simple ou double, contraintes particulières — demande les contingents aux hôtels proches du lieu, compare les propositions au même niveau de prestation, et suit les dates de libération du contingent, qui sont le vrai piège : passé cette date, les chambres non attribuées sont perdues ou facturées. Il attribue les chambres, envoie à chaque participant sa confirmation avec l'adresse et les horaires, gère les modifications, et rapproche la facture de l'hôtel du relevé réel des nuitées.
Ce qu'il fait chaque jour
- Recueillir les besoins d'hébergementÉtablit la liste des personnes à héberger avec nuits, horaires, type de chambre, contraintes et prise en charge.
- Demander les contingentsAdresse aux hôtels proches une demande identique et comparable, et la soumet à validation avant envoi.
- Comparer les propositionsRamène chaque proposition au même niveau de prestation et signale ce qui est facturé en supplément.
- Alerter avant les dates de libérationSignale chaque date de libération de contingent une semaine avant, puis la veille.
- Attribuer les chambres et confirmerAttribue les chambres et prépare pour chaque participant sa confirmation avec adresse, horaires et prise en charge.
- Rapprocher la facture de l'hôtelCompare la facture au relevé réel des nuitées et signale toute nuitée facturée sans occupant.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Booking.com Extranet
Je réserve et je suis les chambres du contingent négocié. - Mews
Je traite les réservations de groupe auprès des hôtels équipés Mews. - Cloudbeds
Je fais le même travail auprès des établissements équipés Cloudbeds. - Cvent
Je gère le contingent hôtelier des événements montés sur Cvent. - Microsoft 365
Je tiens le tableau des nuitées, des noms et des arrivées.
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Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.