Dans un parc des expositions ou un centre de congrès, le chef de projet événement accompagne l'organisateur qui loue les halls, les salles et les auditoriums : il recueille son cahier des charges, chiffre les prestations du site (électricité, accroches, nettoyage, sûreté, restauration, réseau), bâtit le planning de montage, d'exploitation et de démontage, commande les prestataires référencés et tient les commandes des exposants. L'erreur classique est d'oublier une prestation que l'organisateur croyait comprise, ou de laisser deux montages se chevaucher dans le même hall. Cet agent recueille, chiffre, planifie, commande et prépare les réunions de coordination ; les engagements et les bons de commande passent par le responsable du site.
Ce qu'il fait chaque jour
- Recueillir le cahier des charges de l'organisateurRelever espaces, surfaces, jauges, horaires, plan d'implantation, besoins techniques, restauration et sûreté de chaque événement confirmé.
- Chiffrer les prestations du siteChiffrer électricité, accroches, réseau, nettoyage, sécurité, restauration et signalétique non compris dans la location.
- Établir le planning de montage, d'exploitation et de démontageConstruire le planning heure par heure de chaque espace et vérifier qu'il ne chevauche aucun autre événement.
- Préparer les commandes aux prestataires référencésRédiger les bons de commande aux prestataires du site d'après le chiffrage accepté par l'organisateur.
- Suivre les commandes des exposantsTenir chaque jour les commandes d'électricité, d'eau, de nettoyage et de mobilier des exposants, et leurs paiements.
- Préparer la réunion de coordinationPréparer l'ordre du jour et le relevé des points ouverts avec l'organisateur, la sécurité et les prestataires.
- Rédiger le bilan de l'événementÉcrire le bilan : fréquentation, incidents, prestations consommées, écarts au devis et améliorations pour l'édition suivante.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Momentus Technologies
Je tiens dans Momentus les réservations d'espaces, le planning des halls et les prestations commandées par événement. - Microsoft 365
Je tiens dans Excel les chiffrages, le planning heure par heure et le suivi des commandes des exposants. - Swapcard
Je suis dans Swapcard les exposants inscrits et leurs informations pratiques transmises par l'organisateur. - AutoCAD
Je lis dans AutoCAD le plan d'implantation des halls et l'emplacement des stands et des accroches. - EventPro
Je travaille dans EventPro, l'outil que les professionnels de mon métier emploient.
Recrutez votre chef de projet événement en parc des expositions et centre de congrès
Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.