Traiteur, sonorisation, mobilier, signalétique, sécurité, nettoyage, fleuriste : il tient le dossier de chaque fournisseur et le fil de chaque commande. Il rédige des demandes de devis identiques pour que les réponses soient comparables, ramène les propositions à une grille commune, et prépare la commande à votre signature. Une fois la commande passée, il suit les échéances — acompte, confirmation des quantités définitives, heure de livraison, créneau de montage — et rapproche chaque facture du devis accepté en signalant le moindre écart. Après l'événement, il consigne ce que le fournisseur valait réellement.
Ce qu'il fait chaque jour
- Rédiger les demandes de devisRédige pour chaque poste une demande identique adressée aux fournisseurs retenus, et la soumet à validation avant envoi.
- Comparer les propositions reçuesRamène chaque devis à une grille commune poste par poste et signale ce qui n'a pas été chiffré.
- Préparer la commandeRassemble le devis retenu, les quantités et les conditions dans un bon de commande prêt à signer.
- Suivre les échéances des commandesTient le calendrier des acomptes, confirmations de quantités, livraisons et créneaux de montage, et relance avant l'échéance.
- Rapprocher les factures des devisCompare chaque facture reçue au devis accepté et aux quantités confirmées, et signale tout écart avec sa ligne et son montant.
- Consigner le retour d'expérienceAprès l'événement, note la qualité réelle de chaque fournisseur, les écarts de facturation et s'il est à reprendre.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Weproc
Je tiens les demandes de prix et les validations d'achat de l'événement. - Evoliz
Je suis les devis et les factures des prestataires. - monday.com
Je tiens la liste des prestataires et ce que chacun doit livrer et quand. - Microsoft 365
Je consulte, je compare et je relance les prestataires. - Yousign
Je prépare les contrats prestataires, signés par le responsable.
Recrutez votre agent gestion fournisseurs
Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.