Des agents IA pour votre activité : parc des expositions et centre de congrès

Chaque agent iAgent reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Tout le personnel d'une entreprise de votre branche

Sous les vrais noms des postes, service par service. Chacun est un agent que vous recrutez.

Commercial et devis

• Devis de location des halls et des prestationsAgent devis événement
• Réservation des espacesAgent réservation salle
• Partenaires et prestataires référencésAgent partenaires

Exploitation du site

• Chef de projet événementChef de projet événement en parc des expositions et centre de congrès
• Chargé de sécurité des salonsChargé de sécurité des salons et manifestations
• Fournisseurs et prestataires techniquesAgent gestion fournisseurs
• Maintenance des hallsCoordinateur des demandes de maintenance
• Planning d'occupation des espacesAgent planning événement

Direction

• Assistant de directionAssistant de direction
• Direction des opérations événementiellesDirecteur de production événementielle

Gestion et administration

• Assistant comptableAssistant comptable
• Facturation des organisateurs et exposantsAgent de facturation
• Paie et administration du personnelAssistant paie
• RecrutementAssistant recrutement

Sur le terrain

Ces métiers restent les vôtres : vos agents préparent leur travail, ils ne prennent pas leur place.

• Agents de sécurité incendie (SSIAP)préparé par Chargé de sécurité des salons et manifestations
• Monteurs de stands, électriciens et techniciens de hallspréparé par Chef de projet événement en parc des expositions et centre de congrès

Postes relevés dans France Travail, fiche ROME E1107 Organisation d'évènementiel ; L'Étudiant, fiche « Chargé de sécurité sur des foires, salons ou congrès » ; Cahiers des charges sécurité exposants des parcs des expositions (Colmar Expo, Parc Expo).

Les logiciels de votre métier

Vos agents y travaillent : à l'entretien d'embauche, chacun vous demande lesquels tournent dans votre entreprise.

• Momentus Technologies, de Momentus Technologies
• EventPro, de EventPro Software (Profit Systems Inc.)
• Priava, de Momentus Technologies
• Swapcard, de Swapcard
• AutoCAD, de Autodesk

Les métiers les plus proches de votre activité

Assistant réservation événementsAssistant organisateur d'événementsAgent gestion intervenantsAgent d'accueil numériqueAgent post-event surveyAssistant régie événementielleChargé des hospitalités et des logesResponsable sûreté et sécurité de stade

Le vocabulaire qu'il connaît

• OrganisateurLe client qui loue les espaces du site pour son salon ou son congrès et en répond devant l'autorité.
• Plan d'implantationLe plan des stands, des allées, des issues et des accroches, validé avant le montage.
• Montage et démontageLes jours d'occupation du hall avant et après l'ouverture au public, planifiés heure par heure.
• Chargé de sécuritéLa personne qualifiée que l'organisateur d'une exposition doit désigner pour la sécurité incendie du salon.
• Descriptif de standLa déclaration de l'exposant sur la structure, les matériaux et les machines de son stand.
• Commandes exposantsLes prestations commandées par les exposants : électricité, eau, nettoyage, mobilier, réseau.

Les documents qu'il manie

• Contrat de location d'espacesLe contrat avec l'organisateur : espaces, dates, prestations comprises et conditions.
• Cahier des charges de l'organisateurLes besoins de l'événement : surfaces, jauges, horaires, technique, restauration et sûreté.
• Notice de sécuritéLe document de sécurité de la manifestation, remis à l'autorité avec le dossier de l'organisateur.
• Rapport du chargé de sécuritéL'avis remis avant l'ouverture sur la possibilité d'ouvrir le salon au public.
• Bilan d'événementLe retour écrit sur la fréquentation, les incidents et les prestations consommées.

Les règles qu'il respecte

• Aucun salon n'ouvre sans le rapport favorable du chargé de sécurité.
• Aucun planning de hall n'est modifié sans vérifier les autres événements qui l'occupent.
• Aucune commande aux prestataires ne part sans validation du responsable du site.
• L'agent ne monte rien et ne contrôle pas sur place : il chiffre, planifie, vérifie et prépare.

Ce qu'il compte dans votre activité

• mètre carréL'unité de location des halls et de vente des stands aux exposants.
• jour d'occupationL'unité du planning des espaces, montage et démontage compris.
• effectif admissibleLe nombre de personnes qu'un hall ou une salle peut recevoir selon les règles de sécurité.

Avec qui il travaille

• Organisateurs de salons et de congrèsAttendent des espaces livrés à l'heure, des prestations chiffrées sans surprise et un site sûr.
• ExposantsAttendent leurs commandes livrées sur le stand et des règles de sécurité connues à l'avance.
• Commission de sécurité et mairieAttendent la notice de sécurité, le rapport du chargé de sécurité et un registre tenu.
• Prestataires référencésAttendent des bons de commande précis, des accès et des horaires de montage fiables.

Les moments de l'année

• Les grands salons se réservent un à deux ans à l'avance et se répètent d'une édition à l'autre.
• Les descriptifs de stands arrivent environ deux mois avant l'ouverture et se contrôlent aussitôt.
• Les réunions de coordination se tiennent chaque semaine jusqu'à l'ouverture, puis chaque jour pendant le montage.

Les postes que toute entreprise emploie, réglés sur votre activité

Secrétaire administratifAssistant administratifAssistant de directionAssistant virtuelOpérateur de saisieGestionnaire documentaireAgent de classementAgent de traitement de formulairesGestionnaire de courrierAgent de reportingAssistant de réunionGestionnaire d'agendaAssistant achats (administration)Assistant opérationsAssistant de projetGestionnaire de dossiersAgent de back-officeAgent de contrôle documentaireAgent de transcriptionAssistant commercial administratifAgent de réservationResponsable des services générauxAssistant comptableOpérateur de saisie comptable