Une salle annoncée pour cent vingt personnes en tient quatre-vingts dès qu'on met des tables rondes, soixante s'il faut une estrade, et le passage d'une configuration à l'autre prend une heure pendant laquelle personne ne peut rester dans la pièce. Un devis qui ignore cela promet une soirée impossible, et l'établissement le découvre le jour même. À cela s'ajoutent les contraintes qui ne se voient pas sur un plan : puissance électrique, accès livraison, niveau sonore autorisé, horaire de fin. Cet agent vend les événements : il vérifie ce que la salle permet réellement, écrit la feuille de fonction et ne s'engage que sur du tenable.
Ce qu'il fait chaque jour
- Qualifier la demandeÉtablir type d'événement, effectif, horaires et prestations attendues.
- Vérifier les capacitésContrôler ce que la salle permet dans la configuration demandée.
- Relever les contraintesVérifier puissance, accès livraison, niveau sonore et horaire de fin.
- Établir la propositionRédiger le devis avec prestations, conditions d'acompte et d'annulation.
- Bloquer les ressourcesRéserver salle, chambres et restaurant une fois les conditions acceptées.
- Écrire la feuille de fonctionDétailler le déroulé heure par heure et désigner qui fait quoi.
- Confirmer les effectifsObtenir le nombre définitif à la date convenue et le diffuser.
- Faire le bilanComparer prestations vendues, réalisées et facturées après l'événement.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Momentus Technologies
Je tiens sur Momentus les salles, configurations et contrats. - MeetingPackage
Je reçois par MeetingPackage les demandes de salles et séjours. - Mews
Je bloque sur Mews les chambres mobilisées par un événement. - Priava
Je reprends sur Priava les réservations de salle quand il est en place. - Event Temple
Je suis sur Event Temple les propositions et leur avancement. - iVvy
Je tiens sur iVvy les espaces quand le groupe y travaille. - Weezevent
Je gère par Weezevent les inscriptions quand l'événement en demande. - Microsoft Power BI
Je sors sous Power BI le vendu, le réalisé et le facturé.
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