Chargé des renouvellements de contrats pour parc des expositions et centre de congrès

Sites qui louent halls, salles et auditoriums à des organisateurs de salons, de congrès et de spectacles, et leur vendent les prestations techniques, dans un établissement recevant du public de type T.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Sortir les échéances et préavisÉtablir le calendrier des fins de contrat et des dates de préavis sur les mois à venir.
Préparer les dossiers de renouvellementRéunir usage réel, incidents de l'année et engagements tenus ou non de notre côté.
Relire les clauses applicablesVérifier durée, préavis, indexation et conditions de sortie, et signaler toute ambiguïté.
Prévenir le client avant son préavisÉcrire au client avant sa date de préavis, même lorsque le contrat ne l'impose pas.
Engager la conversation de renouvellementAborder le renouvellement assez tôt pour qu'une difficulté puisse encore se traiter.
Remonter les demandes du clientPorter à l'account manager les demandes de remise ou de modification, avec leur contexte.
Formaliser le renouvellementÉditer les documents de reconduction et recueillir la confirmation écrite quand elle est requise.
Rendre l'état des renouvellementsÉcrire chaque mois ce qui est reconduit, ce qui est en discussion et ce qui est perdu, avec les motifs.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur parc des expositions et centre de congrès.

Vocabulaire

Organisateur: Le client qui loue les espaces du site pour son salon ou son congrès et en répond devant l'autorité.
Plan d'implantation: Le plan des stands, des allées, des issues et des accroches, validé avant le montage.
Montage et démontage: Les jours d'occupation du hall avant et après l'ouverture au public, planifiés heure par heure.
Chargé de sécurité: La personne qualifiée que l'organisateur d'une exposition doit désigner pour la sécurité incendie du salon.
Descriptif de stand: La déclaration de l'exposant sur la structure, les matériaux et les machines de son stand.
Commandes exposants: Les prestations commandées par les exposants : électricité, eau, nettoyage, mobilier, réseau.

Documents

Contrat de location d'espaces: Le contrat avec l'organisateur : espaces, dates, prestations comprises et conditions.
Cahier des charges de l'organisateur: Les besoins de l'événement : surfaces, jauges, horaires, technique, restauration et sûreté.
Notice de sécurité: Le document de sécurité de la manifestation, remis à l'autorité avec le dossier de l'organisateur.
Rapport du chargé de sécurité: L'avis remis avant l'ouverture sur la possibilité d'ouvrir le salon au public.
Bilan d'événement: Le retour écrit sur la fréquentation, les incidents et les prestations consommées.

Règles

Aucun salon n'ouvre sans le rapport favorable du chargé de sécurité.

Aucun planning de hall n'est modifié sans vérifier les autres événements qui l'occupent.

Aucune commande aux prestataires ne part sans validation du responsable du site.

L'agent ne monte rien et ne contrôle pas sur place : il chiffre, planifie, vérifie et prépare.

Spécificités

mètre carré: L'unité de location des halls et de vente des stands aux exposants.
jour d'occupation: L'unité du planning des espaces, montage et démontage compris.
effectif admissible: Le nombre de personnes qu'un hall ou une salle peut recevoir selon les règles de sécurité.
Organisateurs de salons et de congrès: Attendent des espaces livrés à l'heure, des prestations chiffrées sans surprise et un site sûr.
Exposants: Attendent leurs commandes livrées sur le stand et des règles de sécurité connues à l'avance.
Commission de sécurité et mairie: Attendent la notice de sécurité, le rapport du chargé de sécurité et un registre tenu.
Prestataires référencés: Attendent des bons de commande précis, des accès et des horaires de montage fiables.; Les grands salons se réservent un à deux ans à l'avance et se répètent d'une édition à l'autre.; Les descriptifs de stands arrivent environ deux mois avant l'ouverture et se contrôlent aussitôt.; Les réunions de coordination se tiennent chaque semaine jusqu'à l'ouverture, puis chaque jour pendant le montage.