Comparateur fournisseurs pour parc des expositions et centre de congrès

Sites qui louent halls, salles et auditoriums à des organisateurs de salons, de congrès et de spectacles, et leur vendent les prestations techniques, dans un établissement recevant du public de type T.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Fixer les critèresArrêter et pondérer les critères de choix avant toute ouverture d'offre.
Ramener à la même unitéConvertir chaque offre dans l'unité et la période retenues pour comparer.
Chiffrer les exclusionsTransformer chaque élément exclu en ligne valorisée dans la comparaison.
Construire la grilleRenseigner la grille des critères avec les faits relevés dans les offres.
Signaler les prix anormauxRelever les offres très inférieures et dire ce qu'elles semblent omettre.
Expliquer les écartsDire ce qui explique la différence de prix entre les offres comparées.
Préparer la présentationMettre en forme comparaison, écarts et points laissés sans réponse.
Archiver la comparaisonConserver critères, grille et pièces au dossier de la consultation.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur parc des expositions et centre de congrès.

Vocabulaire

Organisateur: Le client qui loue les espaces du site pour son salon ou son congrès et en répond devant l'autorité.
Plan d'implantation: Le plan des stands, des allées, des issues et des accroches, validé avant le montage.
Montage et démontage: Les jours d'occupation du hall avant et après l'ouverture au public, planifiés heure par heure.
Chargé de sécurité: La personne qualifiée que l'organisateur d'une exposition doit désigner pour la sécurité incendie du salon.
Descriptif de stand: La déclaration de l'exposant sur la structure, les matériaux et les machines de son stand.
Commandes exposants: Les prestations commandées par les exposants : électricité, eau, nettoyage, mobilier, réseau.

Documents

Contrat de location d'espaces: Le contrat avec l'organisateur : espaces, dates, prestations comprises et conditions.
Cahier des charges de l'organisateur: Les besoins de l'événement : surfaces, jauges, horaires, technique, restauration et sûreté.
Notice de sécurité: Le document de sécurité de la manifestation, remis à l'autorité avec le dossier de l'organisateur.
Rapport du chargé de sécurité: L'avis remis avant l'ouverture sur la possibilité d'ouvrir le salon au public.
Bilan d'événement: Le retour écrit sur la fréquentation, les incidents et les prestations consommées.

Règles

Aucun salon n'ouvre sans le rapport favorable du chargé de sécurité.

Aucun planning de hall n'est modifié sans vérifier les autres événements qui l'occupent.

Aucune commande aux prestataires ne part sans validation du responsable du site.

L'agent ne monte rien et ne contrôle pas sur place : il chiffre, planifie, vérifie et prépare.

Spécificités

mètre carré: L'unité de location des halls et de vente des stands aux exposants.
jour d'occupation: L'unité du planning des espaces, montage et démontage compris.
effectif admissible: Le nombre de personnes qu'un hall ou une salle peut recevoir selon les règles de sécurité.
Organisateurs de salons et de congrès: Attendent des espaces livrés à l'heure, des prestations chiffrées sans surprise et un site sûr.
Exposants: Attendent leurs commandes livrées sur le stand et des règles de sécurité connues à l'avance.
Commission de sécurité et mairie: Attendent la notice de sécurité, le rapport du chargé de sécurité et un registre tenu.
Prestataires référencés: Attendent des bons de commande précis, des accès et des horaires de montage fiables.; Les grands salons se réservent un à deux ans à l'avance et se répètent d'une édition à l'autre.; Les descriptifs de stands arrivent environ deux mois avant l'ouverture et se contrôlent aussitôt.; Les réunions de coordination se tiennent chaque semaine jusqu'à l'ouverture, puis chaque jour pendant le montage.