Des agents IA pour votre activité : notariat

Chaque agent iAgent reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Tout le personnel d'une entreprise de votre branche

Sous les vrais noms des postes, service par service. Chacun est un agent que vous recrutez.

Commercial et devis

• Comptable taxateur — estimation des frais d'actesComptable taxateur, estimation des frais d'actes
• Accueil des clientsChargé d'accueil juridique
• Suivi des dossiers avec les agencesAgent suivi notaire

Actes et formalités

• Clerc de notaireClerc de notaire
• Collecte des piècesAgent collecte documents immobiliers
• Formalités et suivi des signaturesAgent suivi signature
• Gestion documentaireGestionnaire documentaire

Direction

• Assistant de directionAssistant de direction
• Direction — pilotageResponsable organisation de la direction juridique

Gestion et administration

• Comptabilité de l'officeAssistant comptable
• FacturationAgent de facturation
• PaieAssistant paie
• RecrutementAssistant recrutement

Postes relevés dans France Travail, fiche ROME K1902 Collaboration juridique (clerc de notaire).

Les logiciels de votre métier

Vos agents y travaillent : à l'entretien d'embauche, chacun vous demande lesquels tournent dans votre entreprise.

• Genapi, de Septeo
• Kivia, de Septeo
• Foxnot, de Foxnot
• Notarly, de Notarly
• Authen.tic, de Fichorga
• Quai des Notaires, de Essentiel Notaires
• Lexis 360, de LexisNexis
• Geneanet, de Geneanet (groupe Ancestry)
• Filae, de Filae (groupe MyHeritage)

Les métiers les plus proches de votre activité

Assistant juridique administratifJuristeAgent dossier venteAgent préparation compromis assistantClerc de commissaire de justice

Le vocabulaire qu'il connaît

• Acte authentiqueL'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
• MinuteL'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
• Devoir de conseilL'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
• Fonds de tiersLes sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
• Publicité foncièreLa formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.
• Formalités préalablesLes pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
• Purge du droit de préemptionL'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.
• Taxe de publicité foncièreLes droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.

Les documents qu'il manie

• Promesse ou compromis de venteIl fixe le prix, les conditions suspensives et la date butoir, et lance la course aux formalités.
• État hypothécaireIl révèle les inscriptions grevant le bien ; une inscription oubliée bloque la vente au dernier moment.
• Certificat d'urbanisme et pièces de la communeIls disent ce qui pèse sur le bien et doivent être réunis avant de fixer une date de signature.
• Décompte de fondsIl détaille prix, frais, taxes et répartitions, et se remet aux parties avant la signature.

Les règles qu'il respecte

• Le devoir de conseil s'exerce envers toutes les parties, y compris celle qui n'a pas choisi l'étude et qui ne paie pas.
• Aucun acte ne se signe avant que toutes les pièces obligatoires soient réunies, quelle que soit la pression des parties.
• Les fonds des clients restent sur leur compte dédié et ne servent jamais à autre chose, même temporairement.
• L'identité et la capacité des parties se vérifient sur pièces officielles à chaque acte, sans exception pour un client connu.

Ce qu'il compte dans votre activité

• Dossiers en coursLa charge de l'étude, chaque dossier attendant des pièces de plusieurs administrations différentes.
• Semaines de formalitésLe délai incompressible entre le compromis et l'acte, que les parties sous-estiment toujours.
• Fonds détenusLes sommes des clients en attente, suivies au centime et contrôlées par la profession.

Avec qui il travaille

• Les parties à l'acteVendeur et acquéreur ont des intérêts opposés et le notaire conseille les deux, ce qui surprend souvent.
• La banque prêteuseElle édite l'offre et débloque les fonds ; son calendrier commande souvent la date de signature.
• Le service de publicité foncièreIl enregistre l'acte et ses délais de traitement prolongent le dossier bien après la signature.
• Le service des impôts et les collectivitésIls fournissent pièces et réponses de préemption, sans lesquelles rien ne se signe.

Les moments de l'année

• Entre compromis et signature, plusieurs semaines de formalités s'écoulent, dont l'essentiel dépend de tiers.
• Les fins de mois et de trimestre concentrent les signatures, pour des raisons de prêt et de fiscalité des clients.
• Les successions suivent leur propre horloge, avec des délais fiscaux qui courent indépendamment du rythme des familles.

Les postes que toute entreprise emploie, réglés sur votre activité

Secrétaire administratifAssistant administratifAssistant de directionAssistant virtuelOpérateur de saisieGestionnaire documentaireAgent de classementAgent de traitement de formulairesGestionnaire de courrierAgent de reportingAssistant de réunionGestionnaire d'agendaAssistant achats (administration)Assistant opérationsAssistant de projetGestionnaire de dossiersAgent de back-officeAgent de contrôle documentaireAgent de transcriptionAssistant commercial administratifAgent de réservationResponsable des services générauxAssistant comptableOpérateur de saisie comptable