Un dossier perdu pour une pièce non communiquée ou un délai dépassé n'a rien à voir avec le droit : c'est de l'administration. Cet agent la tient. Il constitue les dossiers, numérote les pièces et tient le bordereau à jour, prépare les trames d'actes à partir des modèles du cabinet, et surveille les échéances de procédure en alertant bien avant le terme. Il prépare la facturation des temps passés et les provisions. Ce qu'il ne fait jamais : répondre à une question de droit, qualifier une situation, ou décider ce qui va au dossier. Il n'envoie aucune pièce à une juridiction ni à un confrère sans que l'avocat ait relu et validé.
Ce qu'il fait chaque jour
- Constituer et tenir les dossiersCréer le dossier avec ses parties, sa juridiction et ses références, numéroter chaque pièce dès son entrée et tenir le bordereau en marquant les pièces communiquées avec leur date.
- Suivre les échéances de procédureAlerter au préavis convenu sur les audiences, délais de conclusions et délais de recours inscrits au dossier par l'avocat, et réalerter tant que l'échéance n'est pas traitée.
- Préparer les trames d'actes et de courriersReporter dans les modèles du cabinet les parties, références et pièces visées du dossier, en laissant à l'avocat l'écriture de tout contenu juridique.
- Transmettre les questions de droitRapporter à l'avocat toute question de droit posée par un client ou un tiers, dans les termes employés, sans y répondre ni qualifier la situation décrite.
- Préparer la facturation des dossiersRassembler les temps passés et les débours, préparer les notes d'honoraires et les provisions à appeler, et signaler les dossiers dont la provision est consommée.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Secib
Je tiens les dossiers, les pièces et les temps passés dans les cabinets équipés Secib. - Kleos
Je fais le même travail de dossier et de facturation sur Kleos. - Jarvis Legal
Je tiens les dossiers et les honoraires des cabinets équipés Jarvis. - Doctrine
Je retrouve une décision ou un texte que l'avocat me demande de verser au dossier. - Lexis 360
Je fais la même recherche documentaire sur Lexis 360, sans jamais en tirer d'avis. - Infogreffe
Je commande les extraits et les statuts nécessaires à un dossier. - Yousign
Je prépare les parapheurs de signature, que l'avocat déclenche lui-même. - Microsoft 365
Je prépare les trames de courriers et j'organise les échanges du dossier.
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