Assistant trésorerie pour notariat

Actes authentiques à date, fonds de tiers à manier sous contrôle et pièces d'état civil à réunir.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever les soldes et expliquer l'écartRelever chaque matin les soldes réels de tous les comptes, les rapprocher des soldes attendus de la veille et signaler le jour même tout écart inexpliqué.
Actualiser la prévision à treize semainesReprendre les échéances réelles des factures, de la paie, des charges, de la TVA, des emprunts et des loyers, sans jamais recourir à un délai moyen de règlement.
Signaler les points de tensionRelever chaque jour où la position prévue passe sous le seuil fixé, avec le montant manquant, la date et les mouvements qui en sont la cause.
Suivre les encaissements attendusRelever les règlements attendus qui ne sont pas arrivés à leur date et mesurer leur effet sur la position des semaines suivantes.
Rendre la position de la semaineDonner les soldes, la prévision, les points de tension, les encaissements en retard et l'écart entre ce qui avait été prévu et ce qui s'est passé.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur notariat.

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Purge du droit de préemption: L'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.
Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.

Promesse ou compromis de vente: Il fixe le prix, les conditions suspensives et la date butoir, et lance la course aux formalités.
État hypothécaire: Il révèle les inscriptions grevant le bien ; une inscription oubliée bloque la vente au dernier moment.
Certificat d'urbanisme et pièces de la commune: Ils disent ce qui pèse sur le bien et doivent être réunis avant de fixer une date de signature.
Décompte de fonds: Il détaille prix, frais, taxes et répartitions, et se remet aux parties avant la signature.

Le devoir de conseil s'exerce envers toutes les parties, y compris celle qui n'a pas choisi l'étude et qui ne paie pas.

Aucun acte ne se signe avant que toutes les pièces obligatoires soient réunies, quelle que soit la pression des parties.

Les fonds des clients restent sur leur compte dédié et ne servent jamais à autre chose, même temporairement.

L'identité et la capacité des parties se vérifient sur pièces officielles à chaque acte, sans exception pour un client connu.

Dossiers en cours: La charge de l'étude, chaque dossier attendant des pièces de plusieurs administrations différentes.
Semaines de formalités: Le délai incompressible entre le compromis et l'acte, que les parties sous-estiment toujours.
Fonds détenus: Les sommes des clients en attente, suivies au centime et contrôlées par la profession.
Les parties à l'acte: Vendeur et acquéreur ont des intérêts opposés et le notaire conseille les deux, ce qui surprend souvent.
La banque prêteuse: Elle édite l'offre et débloque les fonds ; son calendrier commande souvent la date de signature.
Le service de publicité foncière: Il enregistre l'acte et ses délais de traitement prolongent le dossier bien après la signature.
Le service des impôts et les collectivités: Ils fournissent pièces et réponses de préemption, sans lesquelles rien ne se signe.; Entre compromis et signature, plusieurs semaines de formalités s'écoulent, dont l'essentiel dépend de tiers.; Les fins de mois et de trimestre concentrent les signatures, pour des raisons de prêt et de fiscalité des clients.; Les successions suivent leur propre horloge, avec des délais fiscaux qui courent indépendamment du rythme des familles.