Agent de traitement de formulaires pour notariat

Actes authentiques à date, fonds de tiers à manier sous contrôle et pièces d'état civil à réunir.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever les nouveaux formulairesToutes les vingt minutes, relève les formulaires arrivés par email, par le formulaire du site ou déposés en fichier, et enregistre les informations extraites ainsi que les pièces jointes dans le dossier d'entrée.
Vérifier la complétude et classerDès qu'un formulaire est enregistré, vérifie que les champs obligatoires du gabarit sont renseignés, signale les champs manquants et classe le formulaire par motif et par degré d'urgence.
Mettre à jour le CRMCrée la fiche contact ou client dans le CRM si elle n'existe pas encore, ou met à jour la fiche existante avec les informations extraites du formulaire classé, sans créer de doublon.
Envoyer l'accusé de réceptionPrépare un accusé de réception adapté au motif du formulaire, avec la référence du dossier et le délai de réponse indicatif, et l'envoie après votre accord.
Planifier les rendez-vous demandésQuand un formulaire demande un rendez-vous ou un rappel, propose des créneaux disponibles, envoie la proposition après votre accord et inscrit le rendez-vous confirmé à l'agenda.
Relancer les formulaires incompletsChaque matin, prépare une relance courtoise pour chaque formulaire resté incomplet, en indiquant précisément les champs manquants, et l'envoie après votre accord.
Bilan quotidien des formulairesEn fin de journée, rédige un état des lieux des formulaires reçus, traités, en attente de complément et routés, et le lit à voix haute si vous êtes présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur notariat.

Vocabulaire

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Purge du droit de préemption: L'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.
Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.

Documents

Promesse ou compromis de vente: Il fixe le prix, les conditions suspensives et la date butoir, et lance la course aux formalités.
État hypothécaire: Il révèle les inscriptions grevant le bien ; une inscription oubliée bloque la vente au dernier moment.
Certificat d'urbanisme et pièces de la commune: Ils disent ce qui pèse sur le bien et doivent être réunis avant de fixer une date de signature.
Décompte de fonds: Il détaille prix, frais, taxes et répartitions, et se remet aux parties avant la signature.

Règles

Le devoir de conseil s'exerce envers toutes les parties, y compris celle qui n'a pas choisi l'étude et qui ne paie pas.

Aucun acte ne se signe avant que toutes les pièces obligatoires soient réunies, quelle que soit la pression des parties.

Les fonds des clients restent sur leur compte dédié et ne servent jamais à autre chose, même temporairement.

L'identité et la capacité des parties se vérifient sur pièces officielles à chaque acte, sans exception pour un client connu.

Spécificités

Dossiers en cours: La charge de l'étude, chaque dossier attendant des pièces de plusieurs administrations différentes.
Semaines de formalités: Le délai incompressible entre le compromis et l'acte, que les parties sous-estiment toujours.
Fonds détenus: Les sommes des clients en attente, suivies au centime et contrôlées par la profession.
Les parties à l'acte: Vendeur et acquéreur ont des intérêts opposés et le notaire conseille les deux, ce qui surprend souvent.
La banque prêteuse: Elle édite l'offre et débloque les fonds ; son calendrier commande souvent la date de signature.
Le service de publicité foncière: Il enregistre l'acte et ses délais de traitement prolongent le dossier bien après la signature.
Le service des impôts et les collectivités: Ils fournissent pièces et réponses de préemption, sans lesquelles rien ne se signe.; Entre compromis et signature, plusieurs semaines de formalités s'écoulent, dont l'essentiel dépend de tiers.; Les fins de mois et de trimestre concentrent les signatures, pour des raisons de prêt et de fiscalité des clients.; Les successions suivent leur propre horloge, avec des délais fiscaux qui courent indépendamment du rythme des familles.