Caler une signature paraît être une affaire d'agendas. On cherche l'heure où le vendeur, l'acquéreur, le clerc, parfois un second notaire et un mandataire sont disponibles ensemble, et l'on annonce la date. Puis la veille, quelqu'un appelle : les fonds ne sont pas sur le compte de l'étude. Le virement de la banque est parti tard, ou il est parti sur la mauvaise référence, ou il n'est jamais parti parce qu'une pièce manquait au déblocage. La signature est reportée, les cinq agendas sont à refaire, et le vendeur qui avait prévu son déménagement le lendemain se retrouve sans solution. Or l'arrivée des fonds se vérifie, et elle se vérifie trois jours avant, pas la veille. Tenir une date de signature, c'est surveiller cette arrivée-là autant que les disponibilités.
Ce qu'il fait chaque jour
- Recueillir les disponibilitésCollecter les créneaux des parties, de l'étude et des mandataires éventuels.
- Proposer une date de signatureRetenir un créneau laissant la marge nécessaire aux opérations préalables.
- Vérifier l'arrivée des fondsContrôler à trois jours ouvrés que les fonds sont reçus sur le compte de l'étude.
- Contrôler les pièces d'identité et procurationsVérifier la validité des pièces et la forme des mandats attendus par l'étude.
- Confirmer la signature aux partiesÉcrire à chacun le lieu, l'heure, les documents à apporter et la remise des clés.
- Préparer la remise des clésRéunir les clés, badges et documents du bien, et prévoir le relevé des compteurs.
- Alerter sur ce qui manque à trois joursSignaler immédiatement au gestionnaire et à l'étude tout élément non réuni.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Quai des Notaires
Je suis l'avancement du dossier chez l'étude et l'état des fonds. - Genapi
Je relève la date arrêtée par l'étude et ce qu'elle attend encore. - Hektor
Je tiens le dossier de vente et la remise des clés à préparer. - Microsoft 365
Je tiens les disponibilités des parties et les confirmations envoyées. - Ringover
J'appelle l'étude et les parties quand un élément manque à trois jours.
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