Assistant administratif pour notariat

Actes authentiques à date, fonds de tiers à manier sous contrôle et pièces d'état civil à réunir.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Tenir le registre des obligationsAlimenter le registre des dossiers à rendre depuis les courriers reçus et les échéances récurrentes connues, en notant pour chacun l'organisme, la date limite, les pièces attendues et l'état d'avancement.
Remplir les formulaires depuis les pièces existantesCompléter chaque formulaire en cours uniquement avec des informations tirées des pièces de référence de l'entreprise, en laissant vides les champs sans source et en les listant comme pièces manquantes.
Réclamer les pièces manquantesPréparer en brouillon la demande de chaque pièce absente à la personne ou à l'organisme capable de la fournir, en nommant le dossier concerné, et relancer une fois par semaine tant que l'échéance n'est pas atteinte.
Soumettre les dossiers completsPrésenter au responsable chaque dossier dont toutes les pièces sont réunies, avec la liste de son contenu et la date à laquelle il doit partir, pour qu'il le relise et l'envoie lui-même.
Annoncer les échéances des trente joursRendre chaque semaine la liste des obligations arrivant à terme dans les trente jours, classée par date, en indiquant pour chacune l'état du dossier et ce qui empêche encore de l'envoyer.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur notariat.

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Purge du droit de préemption: L'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.
Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.

Promesse ou compromis de vente: Il fixe le prix, les conditions suspensives et la date butoir, et lance la course aux formalités.
État hypothécaire: Il révèle les inscriptions grevant le bien ; une inscription oubliée bloque la vente au dernier moment.
Certificat d'urbanisme et pièces de la commune: Ils disent ce qui pèse sur le bien et doivent être réunis avant de fixer une date de signature.
Décompte de fonds: Il détaille prix, frais, taxes et répartitions, et se remet aux parties avant la signature.

Le devoir de conseil s'exerce envers toutes les parties, y compris celle qui n'a pas choisi l'étude et qui ne paie pas.

Aucun acte ne se signe avant que toutes les pièces obligatoires soient réunies, quelle que soit la pression des parties.

Les fonds des clients restent sur leur compte dédié et ne servent jamais à autre chose, même temporairement.

L'identité et la capacité des parties se vérifient sur pièces officielles à chaque acte, sans exception pour un client connu.

Dossiers en cours: La charge de l'étude, chaque dossier attendant des pièces de plusieurs administrations différentes.
Semaines de formalités: Le délai incompressible entre le compromis et l'acte, que les parties sous-estiment toujours.
Fonds détenus: Les sommes des clients en attente, suivies au centime et contrôlées par la profession.
Les parties à l'acte: Vendeur et acquéreur ont des intérêts opposés et le notaire conseille les deux, ce qui surprend souvent.
La banque prêteuse: Elle édite l'offre et débloque les fonds ; son calendrier commande souvent la date de signature.
Le service de publicité foncière: Il enregistre l'acte et ses délais de traitement prolongent le dossier bien après la signature.
Le service des impôts et les collectivités: Ils fournissent pièces et réponses de préemption, sans lesquelles rien ne se signe.; Entre compromis et signature, plusieurs semaines de formalités s'écoulent, dont l'essentiel dépend de tiers.; Les fins de mois et de trimestre concentrent les signatures, pour des raisons de prêt et de fiscalité des clients.; Les successions suivent leur propre horloge, avec des délais fiscaux qui courent indépendamment du rythme des familles.