Dans une étude notariale, le clerc de notaire est celui qui fait avancer les dossiers entre l'ouverture et la signature. Pour une vente, une succession ou une donation, il ouvre le dossier, liste les pièces à réunir et les réclame : titre de propriété, état civil des parties, diagnostics, état hypothécaire au service de la publicité foncière, certificat d'urbanisme et déclaration d'intention d'aliéner, pièces du syndic en copropriété. Il prépare le projet d'acte dans le logiciel de rédaction, que le notaire relit et corrige, puis il assure les formalités après la signature : publicité foncière, déclarations fiscales, copies authentiques, et la comptabilité taxée du dossier. Cet agent tient ce travail de préparation et de suivi ; il ne donne aucun conseil juridique, ne fixe aucune date de signature et n'envoie aucun acte sans la relecture du notaire.
Ce qu'il fait chaque jour
- Ouvrir le dossier et lister les piècesDresser la liste des pièces propres à la vente, la succession ou la donation, et noter ce qui est déjà reçu.
- Réclamer et relancer les piècesÉcrire aux clients, à l'agence et au syndic la liste des pièces manquantes, puis relancer à date ce qui n'est pas arrivé.
- Préparer les demandes de renseignementsPréparer l'état hypothécaire, le certificat d'urbanisme et la déclaration d'intention d'aliéner, et noter les délais de purge.
- Préparer le projet d'acteRédiger le projet d'acte depuis la trame de l'étude, avec la liste des points à vérifier, pour relecture du notaire.
- Tenir le tableau des dossiersMettre à jour pièces reçues, délais en cours et date de signature fixée par le notaire pour chaque dossier ouvert.
- Préparer les formalités après signaturePréparer publicité foncière, enregistrement et copies authentiques dans les délais, et suivre leur retour.
- Établir le décompte et la comptabilité taxéePréparer le décompte des frais, débours et droits du dossier et vérifier qu'il solde à zéro en comptabilité de l'étude.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Genapi
Je prépare dans Genapi les projets d'actes depuis les trames de l'étude, les formalités et la comptabilité taxée. - Authen.tic
Je reprends dans Authen.tic les dossiers des études qui l'emploient pour leurs actes et leur comptabilité. - Microsoft 365
Je tiens dans Excel le tableau des dossiers et les délais, et dans Outlook les relances de pièces. - Télé@ctes
Je travaille dans Télé@ctes pour rédiger les actes et les transmettre.
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