Demander des pièces à un vendeur ou à un bailleur semble trivial jusqu'au moment où l'on regarde qui les détient réellement. Le titre de propriété est chez le notaire, le procès-verbal de la dernière assemblée et le carnet d'entretien sont chez le syndic, l'avis de taxe foncière est perdu, le diagnostic a expiré et il faut reprendre un rendez-vous. Chacune de ces pièces a un détenteur, un délai et une procédure propres, et deux d'entre elles se demandent des semaines avant les autres sous peine de tenir tout le dossier. Réclamer dans l'ordre de la liste type, c'est découvrir au bout d'un mois qu'il en manque encore une qui en prend trois. L'ordre qui fonctionne est celui du délai d'obtention, et le travail consiste à savoir, pour chaque pièce, à qui elle s'adresse et combien de temps elle prend.
Ce qu'il fait chaque jour
- Établir la liste des pièces exigiblesDresser les pièces demandables selon la nature exacte du dossier ouvert.
- Identifier le détenteur de chaque pièceDire pour chaque pièce qui la détient réellement et en combien de temps.
- Lancer les demandes les plus longuesEngager en priorité les pièces dont l'obtention dépasse deux semaines.
- Contrôler les pièces reçuesVérifier lisibilité, pages complètes, signatures et validité à la date d'usage.
- Tenir l'état du dossierÉcrire ce qui est acquis, ce qui est demandé depuis quand, et ce qui bloque.
- Alerter sur les pièces qui vont périmerSignaler les pièces dont la validité expire avant la date de signature prévue.
- Préparer la remise du dossier completAssembler les pièces contrôlées dans l'ordre attendu par le destinataire.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Crypto
Je lis le dossier du lot et j'y verse chaque pièce contrôlée. - Quai des Notaires
J'échange les pièces avec l'étude sans les envoyer par courriel. - Zeendoc
Je classe et j'indexe les pièces reçues pour les retrouver par dossier. - Preventimmo
Je commande l'état des risques et je vérifie sa date d'établissement. - Microsoft 365
Je tiens l'état du dossier et le tableau des détenteurs.
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