Le compromis signé, la vente entre dans une période où l'agence n'a plus grand-chose à faire et où le client n'a plus rien à regarder. Pourtant il se passe des choses, toutes chez des tiers : la mairie doit purger son droit de préemption, le service de la publicité foncière doit rendre l'état hypothécaire, la banque doit émettre l'offre de prêt et laisser courir son délai de réflexion, le syndic doit fournir l'état daté. Chacune de ces réponses a son délai propre et aucune ne s'accélère, mais à tout moment l'une d'elles est la dernière attendue, et c'est celle-là qu'il faut savoir nommer. Un client à qui l'on dit « on attend la mairie, elle a jusqu'au 12 » ne rappelle pas ; un client à qui l'on dit « le notaire s'en occupe » rappelle toutes les semaines.
Ce qu'il fait chaque jour
- Ouvrir le suivi d'une vente signéeRecenser les réponses attendues de tiers avec leur délai normal et leur échéance.
- Identifier la dernière attenteDésigner l'élément qui arrivera en dernier et fixe la date réaliste de signature.
- Relancer les tiers en retardSolliciter le service compétent dès que le délai normal d'une réponse est dépassé.
- Suivre l'offre de prêtRelever la date de réception de l'offre et la fin du délai de réflexion applicable.
- Informer le client à date fixeDire ce que l'on attend, de qui, et jusqu'à quand, même quand rien n'a bougé.
- Préparer la convocation à la signatureRéunir les coordonnées, les pièces d'identité et les disponibilités des parties.
- Rendre compte des dossiers en coursRésumer chaque vente en attente, son dernier bloquant et sa date probable.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Quai des Notaires
Je suis l'avancement du dossier chez l'étude et j'y dépose les pièces. - Hektor
Je tiens le dossier de vente et l'historique de ce qui a été dit au client. - Genapi
Je relève l'état du dossier tel que l'étude le tient de son côté. - Microsoft 365
Je tiens le tableau des attentes, de leurs délais et de leurs échéances. - Yousign
Je fais signer les documents qui n'exigent pas la présence à l'étude.
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