Des agents IA pour votre activité : location de salles et réception

Chaque agent iAgent reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Tout le personnel d'une entreprise de votre branche

Sous les vrais noms des postes, service par service. Chacun est un agent que vous recrutez.

Commercial et devis

• DeviseurAgent devis événement
• Réservation de sallesAgent réservation salle
• Sponsors et partenairesAgent sponsors

Production des événements

• Planning événementAgent planning événement
• BudgetAgent budget événement
• FournisseursAgent gestion fournisseurs
• Inscriptions des participantsAgent inscription participants
• Logistique des participantsAgent transport participants
• Régisseur général — fiches techniques, planning des services et sécuritéRégisseur général
• Chargé de sécurité des salons et manifestationsChargé de sécurité des salons et manifestations

Direction

• Assistant de directionAssistant de direction
• Direction — pilotage des événementsDirecteur de production événementielle

Gestion et administration

• Secrétaire comptableAssistant comptable
• Facturation et relances clientsAgent de facturation
• Paie et administration du personnelAssistant paie
• RecrutementAssistant recrutement

Sur le terrain

Ces métiers restent les vôtres : vos agents préparent leur travail, ils ne prennent pas leur place.

• Régisseurs, techniciens et équipes d'accueilpréparé par Agent planning événement

Postes relevés dans France Travail, fiche ROME E1107 Organisation d'évènementiel.

Les logiciels de votre métier

Vos agents y travaillent : à l'entretien d'embauche, chacun vous demande lesquels tournent dans votre entreprise.

• MeetingPackage, de MeetingPackage
• Event Temple, de Event Temple
• Tripleseat, de Tripleseat
• Momentus Technologies, de Momentus Technologies
• Yesplan, de Yesplan
• Priava, de Momentus Technologies
• Artifax Event, de Artifax Software
• Cvent, de Cvent
• EventPro, de EventPro Software (Profit Systems Inc.)
• Mazévo, de Mazévo

Les métiers les plus proches de votre activité

Assistant organisateur d'événementsAgent gestion intervenantsAgent gestion hôtels participantsChef de projet événement en parc des expositions et centre de congrèsChargé des hospitalités et des loges

Le vocabulaire qu'il connaît

• Option sur une dateLa réservation provisoire posée sur une date : deux options sur le même jour se départagent au premier acompte versé.
• Acompte non remboursableLa somme versée à la signature qui reste acquise en cas d'annulation : elle paie la date bloquée et refusée à d'autres.
• Jauge de sécuritéL'effectif maximal fixé par la commission de sécurité selon la configuration : assis, debout, avec ou sans scène.
• Configuration de salleLa disposition retenue, théâtre, cabaret, banquet ou cocktail, qui change la capacité et le temps de montage.
• État des lieuxLe constat avant et après l'événement, qui décide de la restitution du dépôt de garantie sans discussion.
• Prestataire référencéLe traiteur ou le technicien admis dans la salle, dont l'assurance et les contraintes techniques ont été vérifiées.

Les documents qu'il manie

• Contrat de location de salleL'écrit qui fixe la date, les horaires de montage et de démontage, la jauge, le tarif et les conditions d'annulation.
• Registre de sécurité de l'établissementLes vérifications électriques, d'alarme et de désenfumage que la commission de sécurité contrôle lors de sa visite.
• Attestation d'assurance de l'organisateurLa couverture en responsabilité civile de celui qui loue, à fournir avant la remise des clés, sans exception.
• Plan d'implantation et consignes de sécuritéLe plan de la configuration retenue avec les dégagements, les issues et le nombre de personnes admises.
• Autorisation de débit de boissons temporaireL'autorisation demandée en mairie quand de l'alcool est servi lors d'une manifestation, déposée avant la date.

Les règles qu'il respecte

• Aucune remise de clés sans attestation d'assurance de l'organisateur valable pour la date de l'événement.
• La jauge de sécurité de la configuration retenue ne se dépasse jamais, quel que soit le nombre d'invités annoncé.
• Les issues de secours restent dégagées et signalées pendant toute la manifestation, décoration comprise.
• L'agent ne pose aucune option ferme et ne signe aucun contrat : il prépare les devis, relance les acomptes et tient le calendrier.

Ce qu'il compte dans votre activité

• journée de locationL'unité de facturation, souvent décomposée en montage, événement et démontage, chacun à son tarif.
• personne accueillieL'unité qui décide de la configuration, du nombre de sanitaires et du dispositif de sécurité.
• heure de dépassementL'unité facturée quand l'événement déborde l'horaire contractuel, annoncée au contrat et appliquée sans débat.

Avec qui il travaille

• Organisateur particulierAttend une visite, un devis lisible et la certitude que sa date est bloquée dès l'acompte versé.
• Entreprise clienteAttend une facture conforme à son bon de commande, une connexion qui fonctionne et un interlocuteur présent le jour même.
• Traiteur et prestatairesAttendent des horaires d'accès, un plan des locaux et les contraintes techniques avant de charger leur camion.
• Commission de sécuritéAttend un registre à jour, des issues dégagées et une jauge affichée conforme à la configuration réelle.

Les moments de l'année

• Les mariages se réservent douze à dix-huit mois avant, les séminaires trois à six mois avant.
• Les samedis d'été et de septembre partent en premier : les autres dates se vendent bien plus difficilement.
• Le montage et le démontage encadrent chaque événement et occupent souvent la veille et le lendemain.
• Les commissions de sécurité et les vérifications techniques reviennent à échéances fixes, indépendamment du calendrier commercial.

Les postes que toute entreprise emploie, réglés sur votre activité

Secrétaire administratifAssistant administratifAssistant de directionAssistant virtuelOpérateur de saisieGestionnaire documentaireAgent de classementAgent de traitement de formulairesGestionnaire de courrierAgent de reportingAssistant de réunionGestionnaire d'agendaAssistant achats (administration)Assistant opérationsAssistant de projetGestionnaire de dossiersAgent de back-officeAgent de contrôle documentaireAgent de transcriptionAssistant commercial administratifAgent de réservationResponsable des services générauxAssistant comptableOpérateur de saisie comptable