Agent de back-office pour location de salles et réception

Réservations très en avance, acomptes non remboursables et états des lieux après chaque événement.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer les dossiers entrantsInscrire dans la file chaque dossier reçu avec sa date d'arrivée, son service d'origine et l'objet demandé, avant tout traitement, pour qu'aucun dossier ne circule hors du suivi.
Contrôler les pièces du dossierVérifier pour chaque dossier que les pièces attendues sont présentes, lisibles et au nom du bon tiers, et relever les informations contradictoires d'une pièce à l'autre sans les trancher.
Saisir les dossiers completsReporter dans l'outil de gestion les données lues sur les pièces, sans jamais compléter de mémoire une case absente, et laisser en attente tout dossier auquel il manque une information.
Émettre et suivre les rejetsÉcrire pour chaque dossier incomplet le manque constaté, la pièce en cause et le service destinataire, puis suivre le retour et relancer ce qui ne revient pas.
Tenir les référentiels de tiersCréer les tiers absents à partir des pièces et signaler les doublons possibles en citant les deux fiches et ce qui les distingue, sans jamais fusionner ni modifier une fiche existante.
Rendre l'état de la fileDonner chaque soir les entrées, les dossiers traités, ceux en attente avec leur ancienneté et les rejets ouverts, en nommant tout dossier bloqué depuis plus de cinq jours ouvrés.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur location de salles et réception.

Option sur une date: La réservation provisoire posée sur une date : deux options sur le même jour se départagent au premier acompte versé.
Acompte non remboursable: La somme versée à la signature qui reste acquise en cas d'annulation : elle paie la date bloquée et refusée à d'autres.
Jauge de sécurité: L'effectif maximal fixé par la commission de sécurité selon la configuration : assis, debout, avec ou sans scène.
Configuration de salle: La disposition retenue, théâtre, cabaret, banquet ou cocktail, qui change la capacité et le temps de montage.
État des lieux: Le constat avant et après l'événement, qui décide de la restitution du dépôt de garantie sans discussion.
Prestataire référencé: Le traiteur ou le technicien admis dans la salle, dont l'assurance et les contraintes techniques ont été vérifiées.

Contrat de location de salle: L'écrit qui fixe la date, les horaires de montage et de démontage, la jauge, le tarif et les conditions d'annulation.
Registre de sécurité de l'établissement: Les vérifications électriques, d'alarme et de désenfumage que la commission de sécurité contrôle lors de sa visite.
Attestation d'assurance de l'organisateur: La couverture en responsabilité civile de celui qui loue, à fournir avant la remise des clés, sans exception.
Plan d'implantation et consignes de sécurité: Le plan de la configuration retenue avec les dégagements, les issues et le nombre de personnes admises.
Autorisation de débit de boissons temporaire: L'autorisation demandée en mairie quand de l'alcool est servi lors d'une manifestation, déposée avant la date.

Aucune remise de clés sans attestation d'assurance de l'organisateur valable pour la date de l'événement.

La jauge de sécurité de la configuration retenue ne se dépasse jamais, quel que soit le nombre d'invités annoncé.

Les issues de secours restent dégagées et signalées pendant toute la manifestation, décoration comprise.

L'agent ne pose aucune option ferme et ne signe aucun contrat : il prépare les devis, relance les acomptes et tient le calendrier.

journée de location: L'unité de facturation, souvent décomposée en montage, événement et démontage, chacun à son tarif.
personne accueillie: L'unité qui décide de la configuration, du nombre de sanitaires et du dispositif de sécurité.
heure de dépassement: L'unité facturée quand l'événement déborde l'horaire contractuel, annoncée au contrat et appliquée sans débat.
Organisateur particulier: Attend une visite, un devis lisible et la certitude que sa date est bloquée dès l'acompte versé.
Entreprise cliente: Attend une facture conforme à son bon de commande, une connexion qui fonctionne et un interlocuteur présent le jour même.
Traiteur et prestataires: Attendent des horaires d'accès, un plan des locaux et les contraintes techniques avant de charger leur camion.
Commission de sécurité: Attend un registre à jour, des issues dégagées et une jauge affichée conforme à la configuration réelle.; Les mariages se réservent douze à dix-huit mois avant, les séminaires trois à six mois avant.; Les samedis d'été et de septembre partent en premier : les autres dates se vendent bien plus difficilement.; Le montage et le démontage encadrent chaque événement et occupent souvent la veille et le lendemain.; Les commissions de sécurité et les vérifications techniques reviennent à échéances fixes, indépendamment du calendrier commercial.