Des agents IA pour votre activité : pharmacie d'officine

Chaque agent iAgent reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Tout le personnel d'une entreprise de votre branche

Sous les vrais noms des postes, service par service. Chacun est un agent que vous recrutez.

Commercial et devis

• Préparateur en pharmacie référent maintien à domicile — devis de matériel médicalPréparateur en pharmacie référent maintien à domicile, devis de matériel médical
• Préparateur en pharmacie — ordonnances et tiers payantPréparateur en pharmacie, gestion et tiers payant
• Responsable de l'espace parapharmacieResponsable de magasin

Officine et approvisionnement

• Acheteur — référencementAcheteur
• Réassort et stocksAssistant contrôle des stocks
• Merchandising et vitrinesAssistant marchandisage
• Prévisions de ventePlanificateur des stocks
• Réception des marchandisesAssistant gestion des stocks

Direction

• Assistant de directionAssistant de direction
• Gérant — tableau de bord des ventesManagement reporting agent

Gestion et administration

• Secrétaire comptableAssistant comptable
• Facturation et relances clientsAgent de facturation
• Paie et administration du personnelAssistant paie
• RecrutementAssistant recrutement

Sur le terrain

Ces métiers restent les vôtres : vos agents préparent leur travail, ils ne prennent pas leur place.

• Vendeurs et caissierspréparé par Responsable de magasin

Postes relevés dans France Travail, fiche ROME J1307 Préparation en pharmacie ; France Travail, fiche ROME J1202 Pharmacie.

Les logiciels de votre métier

Vos agents y travaillent : à l'entretien d'embauche, chacun vous demande lesquels tournent dans votre entreprise.

• Winpharma, de Winpharma
• LGPI, de Pharmagest
• Smart Rx, de Smart Rx
• Vindilis, de Vindilis
• Pharmony One, de LGO Cloud SAS (Pharmony France)
• Ameli Pro, de Assurance Maladie
• Resopharma, de Resopharma
• LEO, de Isipharm (groupe Astera)
• Pharmaland, de La Source Informatique (reprise par Ospharm)

Le vocabulaire qu'il connaît

• OrdonnanceLa prescription qui autorise la délivrance ; sa validité, sa date et son renouvellement se vérifient à chaque fois.
• SubstitutionLe remplacement par un générique, possible sauf mention du prescripteur et refus du patient, et tracé.
• Tiers payantLa prise en charge directe par l'assurance maladie et la mutuelle ; le patient ne paie que le reste.
• TélétransmissionL'envoi des feuilles de soins électroniques ; un rejet non traité est une somme perdue pour l'officine.
• StupéfiantsLes médicaments soumis à un régime strict : ordonnance sécurisée, registre et comptage régulier.
• SérialisationLa vérification de l'authenticité de chaque boîte avant délivrance, contre les faux médicaments.
• GardeLe service de nuit et de dimanche, organisé par secteur et obligatoire pour les officines du tour.
• Retrait de lotL'ordre de retirer un médicament de la vente, à appliquer immédiatement et à tracer.

Les documents qu'il manie

• Ordonnance conservée ou scannéeElle justifie la délivrance et le remboursement, et se conserve selon les durées réglementaires.
• Registre des stupéfiantsIl consigne entrées, sorties et comptages ; son écart doit être expliqué et signalé sans délai.
• Suivi des rejets de télétransmissionIl liste les factures non payées par les organismes, à corriger dans les délais de recours.
• Registre des retraits de lotsIl trace l'application des alertes sanitaires, contrôlé par l'inspection de la pharmacie.

Les règles qu'il respecte

• Aucune délivrance de médicament soumis à prescription sans ordonnance valide : ni pour un habitué, ni pour dépanner.
• Les stupéfiants se délivrent, se comptent et s'enregistrent selon le régime propre, et tout écart se signale immédiatement.
• Un retrait de lot s'applique le jour où il arrive : les boîtes concernées quittent le rayon avant toute autre tâche.
• L'officine informe et conseille mais ne pose aucun diagnostic : une situation qui dépasse le conseil se renvoie au médecin.

Ce qu'il compte dans votre activité

• Boîtes délivréesLe volume d'activité, dont la marge est réglementée et ne se négocie pas librement.
• Taux de rejet de télétransmissionLa part de factures bloquées, argent immobilisé qui disparaît s'il n'est pas traité à temps.
• Part du tiers payantLa proportion d'encaissement différé, qui décide de la trésorerie réelle de l'officine.

Avec qui il travaille

• Le patientIl attend un conseil autant qu'un produit, et son reste à charge est sa première question.
• Le médecin prescripteurIl est joignable difficilement mais son accord est nécessaire dès qu'une prescription pose problème.
• L'assurance maladie et les mutuellesElles contrôlent les facturations et rejettent ; un rejet non traité devient une perte sèche.
• Le grossiste répartiteurIl livre plusieurs fois par jour ; sa disponibilité décide de ce qu'on peut promettre au patient.

Les moments de l'année

• Les flux suivent les consultations : pics le lundi et en fin de journée, calme au milieu de la semaine.
• Les épidémies saisonnières font exploser certaines références et créent des ruptures que rien n'anticipe.
• Les gardes tombent par tour de rôle et imposent une présence de nuit et de week-end non négociable.

Les postes que toute entreprise emploie, réglés sur votre activité

Secrétaire administratifAssistant administratifAssistant de directionAssistant virtuelOpérateur de saisieGestionnaire documentaireAgent de classementAgent de traitement de formulairesGestionnaire de courrierAgent de reportingAssistant de réunionGestionnaire d'agendaAssistant achats (administration)Assistant opérationsAssistant de projetGestionnaire de dossiersAgent de back-officeAgent de contrôle documentaireAgent de transcriptionAssistant commercial administratifAgent de réservationResponsable des services générauxAssistant comptableOpérateur de saisie comptable