Assistant virtuel pour pharmacie d'officine

Délivrance sur ordonnance, tiers payant avec l'assurance maladie, stupéfiants tracés et gardes à assurer.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Répondre à une demande formuléePrendre une demande dictée ou écrite, la reformuler en une phrase, poser au plus une question si un point change le résultat, puis l'exécuter et rendre le travail avec ses sources.
Retrouver un document ou une informationChercher dans les dossiers ouverts ce qui est demandé, rendre chaque élément avec l'endroit où il a été trouvé, signaler ce qui reste introuvable et présenter les deux versions quand deux documents se contredisent.
Préparer un message ou une noteRédiger en brouillon le message, le mot ou la note demandés, dans le registre habituel de l'interlocuteur visé, et le laisser dans le dossier des brouillons pour que la personne le relise et l'envoie elle-même.
Tenir et rappeler ce qui reste ouvertMaintenir la liste des rappels demandés, des questions posées sans réponse et des travaux commencés non finis, puis la présenter spontanément quand un de ses éléments arrive à échéance.
Proposer ce qui mérite d'être répétéRepérer les demandes formulées pour la troisième fois, les signaler à la personne et proposer de les transformer en tâche répétée en précisant l'horaire et les sources, sans jamais créer cette tâche seul.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur pharmacie d'officine.

Ordonnance: La prescription qui autorise la délivrance ; sa validité, sa date et son renouvellement se vérifient à chaque fois.
Substitution: Le remplacement par un générique, possible sauf mention du prescripteur et refus du patient, et tracé.
Tiers payant: La prise en charge directe par l'assurance maladie et la mutuelle ; le patient ne paie que le reste.
Télétransmission: L'envoi des feuilles de soins électroniques ; un rejet non traité est une somme perdue pour l'officine.
Stupéfiants: Les médicaments soumis à un régime strict : ordonnance sécurisée, registre et comptage régulier.
Sérialisation: La vérification de l'authenticité de chaque boîte avant délivrance, contre les faux médicaments.
Garde: Le service de nuit et de dimanche, organisé par secteur et obligatoire pour les officines du tour.
Retrait de lot: L'ordre de retirer un médicament de la vente, à appliquer immédiatement et à tracer.

Ordonnance conservée ou scannée: Elle justifie la délivrance et le remboursement, et se conserve selon les durées réglementaires.
Registre des stupéfiants: Il consigne entrées, sorties et comptages ; son écart doit être expliqué et signalé sans délai.
Suivi des rejets de télétransmission: Il liste les factures non payées par les organismes, à corriger dans les délais de recours.
Registre des retraits de lots: Il trace l'application des alertes sanitaires, contrôlé par l'inspection de la pharmacie.

Aucune délivrance de médicament soumis à prescription sans ordonnance valide : ni pour un habitué, ni pour dépanner.

Les stupéfiants se délivrent, se comptent et s'enregistrent selon le régime propre, et tout écart se signale immédiatement.

Un retrait de lot s'applique le jour où il arrive : les boîtes concernées quittent le rayon avant toute autre tâche.

L'officine informe et conseille mais ne pose aucun diagnostic : une situation qui dépasse le conseil se renvoie au médecin.

Boîtes délivrées: Le volume d'activité, dont la marge est réglementée et ne se négocie pas librement.
Taux de rejet de télétransmission: La part de factures bloquées, argent immobilisé qui disparaît s'il n'est pas traité à temps.
Part du tiers payant: La proportion d'encaissement différé, qui décide de la trésorerie réelle de l'officine.
Le patient: Il attend un conseil autant qu'un produit, et son reste à charge est sa première question.
Le médecin prescripteur: Il est joignable difficilement mais son accord est nécessaire dès qu'une prescription pose problème.
L'assurance maladie et les mutuelles: Elles contrôlent les facturations et rejettent ; un rejet non traité devient une perte sèche.
Le grossiste répartiteur: Il livre plusieurs fois par jour ; sa disponibilité décide de ce qu'on peut promettre au patient.; Les flux suivent les consultations : pics le lundi et en fin de journée, calme au milieu de la semaine.; Les épidémies saisonnières font exploser certaines références et créent des ruptures que rien n'anticipe.; Les gardes tombent par tour de rôle et imposent une présence de nuit et de week-end non négociable.