Assistant administratif pour pharmacie d'officine

Délivrance sur ordonnance, tiers payant avec l'assurance maladie, stupéfiants tracés et gardes à assurer.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Tenir le registre des obligationsAlimenter le registre des dossiers à rendre depuis les courriers reçus et les échéances récurrentes connues, en notant pour chacun l'organisme, la date limite, les pièces attendues et l'état d'avancement.
Remplir les formulaires depuis les pièces existantesCompléter chaque formulaire en cours uniquement avec des informations tirées des pièces de référence de l'entreprise, en laissant vides les champs sans source et en les listant comme pièces manquantes.
Réclamer les pièces manquantesPréparer en brouillon la demande de chaque pièce absente à la personne ou à l'organisme capable de la fournir, en nommant le dossier concerné, et relancer une fois par semaine tant que l'échéance n'est pas atteinte.
Soumettre les dossiers completsPrésenter au responsable chaque dossier dont toutes les pièces sont réunies, avec la liste de son contenu et la date à laquelle il doit partir, pour qu'il le relise et l'envoie lui-même.
Annoncer les échéances des trente joursRendre chaque semaine la liste des obligations arrivant à terme dans les trente jours, classée par date, en indiquant pour chacune l'état du dossier et ce qui empêche encore de l'envoyer.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur pharmacie d'officine.

Ordonnance: La prescription qui autorise la délivrance ; sa validité, sa date et son renouvellement se vérifient à chaque fois.
Substitution: Le remplacement par un générique, possible sauf mention du prescripteur et refus du patient, et tracé.
Tiers payant: La prise en charge directe par l'assurance maladie et la mutuelle ; le patient ne paie que le reste.
Télétransmission: L'envoi des feuilles de soins électroniques ; un rejet non traité est une somme perdue pour l'officine.
Stupéfiants: Les médicaments soumis à un régime strict : ordonnance sécurisée, registre et comptage régulier.
Sérialisation: La vérification de l'authenticité de chaque boîte avant délivrance, contre les faux médicaments.
Garde: Le service de nuit et de dimanche, organisé par secteur et obligatoire pour les officines du tour.
Retrait de lot: L'ordre de retirer un médicament de la vente, à appliquer immédiatement et à tracer.

Ordonnance conservée ou scannée: Elle justifie la délivrance et le remboursement, et se conserve selon les durées réglementaires.
Registre des stupéfiants: Il consigne entrées, sorties et comptages ; son écart doit être expliqué et signalé sans délai.
Suivi des rejets de télétransmission: Il liste les factures non payées par les organismes, à corriger dans les délais de recours.
Registre des retraits de lots: Il trace l'application des alertes sanitaires, contrôlé par l'inspection de la pharmacie.

Aucune délivrance de médicament soumis à prescription sans ordonnance valide : ni pour un habitué, ni pour dépanner.

Les stupéfiants se délivrent, se comptent et s'enregistrent selon le régime propre, et tout écart se signale immédiatement.

Un retrait de lot s'applique le jour où il arrive : les boîtes concernées quittent le rayon avant toute autre tâche.

L'officine informe et conseille mais ne pose aucun diagnostic : une situation qui dépasse le conseil se renvoie au médecin.

Boîtes délivrées: Le volume d'activité, dont la marge est réglementée et ne se négocie pas librement.
Taux de rejet de télétransmission: La part de factures bloquées, argent immobilisé qui disparaît s'il n'est pas traité à temps.
Part du tiers payant: La proportion d'encaissement différé, qui décide de la trésorerie réelle de l'officine.
Le patient: Il attend un conseil autant qu'un produit, et son reste à charge est sa première question.
Le médecin prescripteur: Il est joignable difficilement mais son accord est nécessaire dès qu'une prescription pose problème.
L'assurance maladie et les mutuelles: Elles contrôlent les facturations et rejettent ; un rejet non traité devient une perte sèche.
Le grossiste répartiteur: Il livre plusieurs fois par jour ; sa disponibilité décide de ce qu'on peut promettre au patient.; Les flux suivent les consultations : pics le lundi et en fin de journée, calme au milieu de la semaine.; Les épidémies saisonnières font exploser certaines références et créent des ruptures que rien n'anticipe.; Les gardes tombent par tour de rôle et imposent une présence de nuit et de week-end non négociable.