L'office manager est celui qu'on ne remarque que le jour où le café manque et où le nouveau n'a pas de badge. Cet agent tient cette charge. Il suit les contrats de services généraux et leurs dates de renonciation, déclenche les interventions sur les locaux et relance celles qui traînent, prépare les arrivées et les départs — poste, accès, matériel, équipe prévenue — et tient le budget de fonctionnement ligne par ligne avec l'écart au prévu. Il prépare les notes de frais pour contrôle, en signalant ce qui sort de la politique sans juger la personne. Il n'engage aucune dépense et ne signe aucun contrat : il prépare, la direction décide.
Ce qu'il fait chaque jour
- Suivre les contrats de services générauxTenir fournisseur, objet, montant, durée et date limite de renonciation de chaque contrat, et alerter au préavis convenu pour qu'aucune reconduction tacite ne passe inaperçue.
- Suivre les locaux et les interventionsDéclencher auprès des prestataires les interventions prévues au contrat, relancer celles qui traînent et tenir l'historique par lieu afin qu'un problème récurrent devienne visible.
- Préparer les arrivéesLister pour chaque arrivée ce qui doit être prêt le premier jour — poste, matériel, accès, comptes, équipe prévenue — et préparer les demandes que les responsables exécutent.
- Préparer les départsLister le matériel à reprendre et les accès à fermer pour chaque départ, et signaler à la date du départ ce qui n'a pas été repris ni fermé.
- Tenir le budget de fonctionnementSuivre ligne par ligne l'engagé, le facturé et le payé avec l'écart au prévu, et signaler tout dépassement dès qu'il devient prévisible plutôt qu'à la clôture.
- Préparer le contrôle des notes de fraisVérifier la présence des justificatifs et la conformité aux plafonds, et signaler chaque écart en citant la règle concernée, sans commentaire sur la personne, pour décision du responsable.
- Rendre le point mensuelDonner chaque mois les contrats à échéance, les interventions en cours, les arrivées et départs à venir, et le budget avec ses écarts.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je tiens les tableaux de bord, les demandes aux prestataires et les points mensuels. - Google Workspace
Je fais le même travail sur les entreprises équipées Workspace. - Slack
Je préviens les équipes d'une arrivée, d'un départ ou d'une intervention sur les locaux. - Notion
Je tiens le répertoire des contrats et les procédures d'arrivée et de départ. - Spendesk
Je prépare le contrôle des notes de frais et des cartes dans les entreprises équipées Spendesk. - N2F
Je fais le même contrôle des notes de frais sur N2F. - Qonto
Je rapproche les dépenses de fonctionnement de leur justificatif. - Lucca
Je récupère les arrivées et les départs annoncés par les ressources humaines. - Factorial
Je fais de même dans les structures équipées Factorial.
Dans votre activité
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