Responsable des services généraux pour cabinet dentaire

Plans de traitement avec devis obligatoire, prothèses sous-traitées et stérilisation tracée.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Suivre les contrats de services générauxTenir fournisseur, objet, montant, durée et date limite de renonciation de chaque contrat, et alerter au préavis convenu pour qu'aucune reconduction tacite ne passe inaperçue.
Suivre les locaux et les interventionsDéclencher auprès des prestataires les interventions prévues au contrat, relancer celles qui traînent et tenir l'historique par lieu afin qu'un problème récurrent devienne visible.
Préparer les arrivéesLister pour chaque arrivée ce qui doit être prêt le premier jour — poste, matériel, accès, comptes, équipe prévenue — et préparer les demandes que les responsables exécutent.
Préparer les départsLister le matériel à reprendre et les accès à fermer pour chaque départ, et signaler à la date du départ ce qui n'a pas été repris ni fermé.
Tenir le budget de fonctionnementSuivre ligne par ligne l'engagé, le facturé et le payé avec l'écart au prévu, et signaler tout dépassement dès qu'il devient prévisible plutôt qu'à la clôture.
Préparer le contrôle des notes de fraisVérifier la présence des justificatifs et la conformité aux plafonds, et signaler chaque écart en citant la règle concernée, sans commentaire sur la personne, pour décision du responsable.
Rendre le point mensuelDonner chaque mois les contrats à échéance, les interventions en cours, les arrivées et départs à venir, et le budget avec ses écarts.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur cabinet dentaire.

Devis conforme: Document réglementaire remis avant tout traitement prothétique ou orthodontique : sans lui signé, le traitement ne peut pas commencer.
Panier sans reste à charge: Ensemble de prothèses intégralement remboursées : le devis doit proposer une solution de ce panier à côté de celle qui est conseillée.
Honoraire limite de facturation: Plafond réglementaire sur certaines prothèses : le dépasser est une infraction, quelle que soit la qualité du travail réalisé.
Traçabilité du dispositif sur mesure: Fiche remise au patient qui identifie la prothèse, ses matériaux et son fabricant : elle est obligatoire et se conserve.
Cycle de stérilisation: Passage en autoclave enregistré et contrôlé : chaque sachet porte la date et le numéro de cycle, et le registre est vérifié.
Séparateur d'amalgame: Dispositif obligatoire qui retient le mercure avant les eaux usées : ses déchets partent par une filière dédiée, contre bordereau.

Devis dentaire conforme au modèle réglementaire: Détaille l'acte, le matériau, le prix et la proposition sans reste à charge : c'est lui qui est signé avant tout traitement.
Registre des cycles de stérilisation: Enregistre chaque cycle, ses paramètres et ses contrôles : sans lui, la stérilisation n'est pas démontrable en cas de litige.
Fiche de traçabilité de la prothèse: Remise au patient, elle identifie le dispositif, ses matériaux et le laboratoire : elle est obligatoire pour tout dispositif sur mesure.
Bordereaux d'élimination des déchets de soins et d'amalgame: Attestent l'enlèvement par une filière agréée : ils se conservent et se présentent au contrôle sanitaire.

Aucun traitement prothétique ou orthodontique ne commence sans devis conforme signé : c'est une obligation légale, pas un usage de la profession.

Le devis propose une solution du panier sans reste à charge à côté de celle qui est conseillée : la taire est une faute d'information.

Chaque cycle de stérilisation s'enregistre et se contrôle : sans registre, la stérilisation est indémontrable le jour où elle est contestée.

Les déchets d'amalgame partent par une filière dédiée contre bordereau : ils ne rejoignent jamais les eaux usées ni les déchets courants.

Acte et code de la nomenclature: Chaque soin a son code et son tarif : la distinction entre acte remboursable et honoraire libre change tout le devis.
Fauteuil: Unité de capacité du cabinet : le planning se construit par fauteuil et par praticien, désinfection entre deux patients comprise.
Cycle d'autoclave: Unité de la stérilisation : la capacité en cycles par jour borne le nombre d'actes réalisables, autant que le nombre de fauteuils.
Le patient en traitement prothétique: Signe un devis et attend un prix ferme : une modification en cours suppose un nouveau devis, jamais un ajustement de facture.
Le prothésiste dentaire: Fabrique sur mesure et fournit la déclaration de conformité : il attend une empreinte exploitable et un délai réaliste.
L'assistant dentaire: Assure la stérilisation et la traçabilité : sa charge conditionne le rythme des fauteuils bien plus qu'on ne le croit.
La complémentaire santé: Donne une prise en charge sur devis : un devis transmis tard repousse le début du traitement de plusieurs semaines.; Les prothèses imposent plusieurs rendez-vous espacés du temps de fabrication au laboratoire : le planning se construit sur ces délais.; Les urgences dentaires arrivent sans prévenir et se placent dans la journée : des créneaux doivent rester libres pour les absorber.; Les fins d'année voient affluer les traitements à terminer avant l'expiration des droits chez les complémentaires santé.