Responsable des services généraux pour établissement de transfusion sanguine, sur Microsoft 365

Des donneurs bénévoles à faire revenir au bon intervalle, des collectes mobiles à remplir sur tout un territoire et des réserves par groupe sanguin suivies au jour près.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Suivre les contrats de services générauxTenir fournisseur, objet, montant, durée et date limite de renonciation de chaque contrat, et alerter au préavis convenu pour qu'aucune reconduction tacite ne passe inaperçue. Dans Microsoft 365.
Suivre les locaux et les interventionsDéclencher auprès des prestataires les interventions prévues au contrat, relancer celles qui traînent et tenir l'historique par lieu afin qu'un problème récurrent devienne visible. Dans Microsoft 365.
Préparer les arrivéesLister pour chaque arrivée ce qui doit être prêt le premier jour — poste, matériel, accès, comptes, équipe prévenue — et préparer les demandes que les responsables exécutent. Dans Microsoft 365.
Préparer les départsLister le matériel à reprendre et les accès à fermer pour chaque départ, et signaler à la date du départ ce qui n'a pas été repris ni fermé. Dans Microsoft 365.
Tenir le budget de fonctionnementSuivre ligne par ligne l'engagé, le facturé et le payé avec l'écart au prévu, et signaler tout dépassement dès qu'il devient prévisible plutôt qu'à la clôture. Dans Microsoft 365.
Préparer le contrôle des notes de fraisVérifier la présence des justificatifs et la conformité aux plafonds, et signaler chaque écart en citant la règle concernée, sans commentaire sur la personne, pour décision du responsable. Dans Microsoft 365.
Rendre le point mensuelDonner chaque mois les contrats à échéance, les interventions en cours, les arrivées et départs à venir, et le budget avec ses écarts. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur établissement de transfusion sanguine.

Vocabulaire

Collecte mobile: Séance de prélèvement organisée hors du site fixe, dans une salle communale, une entreprise ou une université, avec une équipe itinérante.
Entretien préalable au don: Échange confidentiel avec un médecin ou un infirmier habilité qui décide, seul, si la personne peut donner ce jour-là.
Intervalle entre deux dons: Délai minimal à respecter entre deux dons, différent pour le sang total, le plasma et les plaquettes.
Ajournement: Report d'un donneur, temporaire ou définitif, décidé lors de l'entretien selon les critères de sélection en vigueur.
État des réserves: Nombre de jours de besoins couverts par groupe sanguin ; il oriente les appels aux donneurs et les campagnes.
Association de donneurs de sang bénévoles: Association locale qui mobilise, accueille et remercie les donneurs lors des collectes de sa commune.

Documents

Questionnaire préalable au don: Rempli par le donneur avant l'entretien, il prépare la décision du médecin ou de l'infirmier et se conserve.
Calendrier des collectes: La liste annuelle des collectes mobiles par commune et partenaire, avec salle, horaires et capacité prévue.
Convention de collecte: L'accord écrit avec une entreprise ou un établissement qui accueille une collecte et en organise la mobilisation.
Bilan de collecte: Donneurs accueillis, prélevés, ajournés et nouveaux donneurs : il décide de reconduire ou de déplacer la collecte.

Règles

Seul le médecin ou l'infirmier habilité décide, lors de l'entretien préalable, si une personne peut donner : l'agent ne se prononce jamais sur l'aptitude.

Le don est bénévole, volontaire et anonyme : aucune contrepartie n'est promise et le donneur ne connaît pas le receveur.

Aucun résultat d'analyse ni information médicale sur un donneur ne se communique par l'agent.

Spécificités

don prélevé: L'unité de résultat d'une collecte : un donneur accueilli mais ajourné n'en est pas un.
jour de réserve: L'unité de l'état des réserves, en jours de besoins couverts pour chaque groupe sanguin.
Donneurs: Attendent un créneau proche, une collecte bien organisée et des réponses claires sans jugement sur leur santé au téléphone.
Associations de donneurs de sang bénévoles: Attendent des dates fixées avec elles, du matériel de communication à temps et le bilan de chaque collecte.
Mairies et entreprises partenaires: Attendent une demande de salle précise, une logistique annoncée et un remerciement après la collecte.
Établissements de santé: Attendent des produits sanguins disponibles au bon groupe, livrés dans les délais.; Le calendrier des collectes mobiles se bâtit à l'année avec les communes et les associations de donneurs.; Les appels aux donneurs se font la semaine qui précède chaque collecte, au rythme de l'état des réserves.; L'été et les fêtes de fin d'année font baisser les dons et déclenchent des appels à la mobilisation.