Des agents IA pour votre activité : domiciliation et secrétariat externalisé

Chaque agent iAgent reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Tout le personnel d'une entreprise de votre branche

Sous les vrais noms des postes, service par service. Chacun est un agent que vous recrutez.

Commercial et devis

• Conseiller commercial en centre d'affaires — devis de domiciliation et de bureauxConseiller commercial en centre d'affaires, devis de bureaux et domiciliation
• RéservationsAgent de réservation

Services aux clients

• Gestion du courrierGestionnaire de courrier
• SecrétariatSecrétaire administratif
• Accueil téléphoniqueAssistant virtuel
• Gestion des contratsGestionnaire contrats clients

Direction

• Assistant de directionAssistant de direction
• Direction — pilotageResponsable des services généraux

Gestion et administration

• Secrétaire comptableAssistant comptable
• Facturation et relances clientsAgent de facturation
• Paie et administration du personnelAssistant paie
• RecrutementAssistant recrutement

Postes relevés dans France Travail, fiche ROME M1607 Secrétariat.

Les logiciels de votre métier

Vos agents y travaillent : à l'entretien d'embauche, chacun vous demande lesquels tournent dans votre entreprise.

• Wimi, de Wimi
• Sage 100, de Sage
• Ringover, de Ringover
• Aircall, de Aircall
• Infogreffe, de Infogreffe

Les métiers les plus proches de votre activité

Assistant administratifAssistant juridique administratifAgent de recouvrementSDRBDRTéléprospecteurChargé de qualification de prospectsAppointment setterCommercial sédentaireAgent de relance commercialeAgent de devisChargé de réussite clientChargé des renouvellements de contratsAgent de prospection B2CCommercial BtoBClerc de commissaire de justice, devis de constats et honorairesChargé d'affaires en recouvrement de créances, mandats et tarification

Le vocabulaire qu'il connaît

• Agrément préfectoralL'autorisation obligatoire pour exercer la domiciliation d'entreprises, à renouveler périodiquement.
• Contrat de domiciliationL'écrit conclu avec l'entreprise domiciliée, d'une durée minimale et renouvelable.
• Justificatif de jouissanceLa preuve que le domicilié dispose bien de locaux, exigée au registre du commerce.
• Réexpédition du courrierLe service de renvoi vers l'adresse réelle, dont la fréquence est au cœur de l'offre.
• Permanence téléphoniqueLa prise d'appels au nom du client, avec un script et une remontée des messages.
• Vigilance sur le domiciliéL'obligation de vérifier l'identité et l'activité du client, et de signaler ce qui doit l'être.
• Registre des domiciliésLa liste tenue à jour des entreprises hébergées, présentée aux autorités à leur demande.
• Mise à disposition de bureauLa possibilité d'occuper ponctuellement un espace, souvent exigée pour que la domiciliation soit régulière.

Les documents qu'il manie

• Contrat de domiciliation signéIl fixe durée, services et obligations, et sert de justificatif pour l'immatriculation du domicilié.
• Attestation de domiciliationRemise au client pour son dossier d'immatriculation, elle engage le domiciliataire sur la réalité du service.
• Registre des entreprises domiciliéesTenu à jour avec les pièces d'identité et les coordonnées réelles, il se présente aux autorités.
• Registre de remise du courrierIl trace ce qui a été reçu, réexpédié ou retiré, et protège en cas de contestation.

Les règles qu'il respecte

• Aucune domiciliation n'est acceptée sans agrément valide du domiciliataire ni vérification de l'identité du dirigeant.
• Le registre des domiciliés se tient à jour en permanence : une adresse réelle obsolète est un manquement, pas un détail.
• Le courrier se remet ou se réexpédie selon le contrat et se trace : un pli perdu se règle avec une preuve, pas avec un souvenir.
• Les obligations de vigilance et de signalement s'appliquent : une activité douteuse se traite selon la procédure, pas par le silence.

Ce qu'il compte dans votre activité

• Entreprises domiciliéesLa base d'abonnements récurrents, qui fait l'essentiel du chiffre du domiciliataire.
• Plis traités par moisLe volume de courrier reçu et réexpédié, principal poste de charge opérationnelle.
• Appels prisLe volume de la permanence téléphonique, facturé au forfait ou à l'appel selon l'offre.

Avec qui il travaille

• Le dirigeant domiciliéIl a besoin d'une attestation tout de suite pour son immatriculation et sous-estime les vérifications.
• Le greffe du tribunal de commerceIl exige un contrat de domiciliation conforme pour immatriculer, et refuse les pièces incomplètes.
• Les autorités de contrôleElles vérifient l'agrément, le registre et les vérifications faites sur les domiciliés.
• Le facteur et les services postauxIls remettent le courrier en volume, et l'organisation de sa réception fait la qualité du service.

Les moments de l'année

• Le courrier arrive tous les jours et doit être traité le jour même : un pli administratif en retard coûte cher au client.
• Les créations d'entreprises se concentrent en début d'année et à la rentrée, avec des besoins d'attestation immédiats.
• Les renouvellements de contrats et d'agrément reviennent à échéance fixe et se préparent à l'avance.

Les postes que toute entreprise emploie, réglés sur votre activité

Secrétaire administratifAssistant administratifAssistant de directionAssistant virtuelOpérateur de saisieGestionnaire documentaireAgent de classementAgent de traitement de formulairesGestionnaire de courrierAgent de reportingAssistant de réunionGestionnaire d'agendaAssistant achats (administration)Assistant opérationsAssistant de projetGestionnaire de dossiersAgent de back-officeAgent de contrôle documentaireAgent de transcriptionAssistant commercial administratifAgent de réservationResponsable des services générauxAssistant comptableOpérateur de saisie comptable