Agent onboarding pour domiciliation et secrétariat externalisé

Agrément préfectoral pour la domiciliation, courrier à réexpédier et permanence téléphonique multi-clients.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir le dossier d'arrivéeDès l'embauche confirmée, dérouler la liste complète des points à obtenir avant le premier jour et noter pour chacun le responsable, la date limite et son état d'avancement.
Relancer les responsables point par pointPréparer des relances qui nomment la seule chose qui manque et la date à laquelle elle devient bloquante, adressées au responsable concerné et non à la cantonade, et les laisser en brouillon.
Alerter sur ce qui menace la date d'arrivéeComparer chaque point ouvert au temps restant avant le premier jour et signaler ceux dont le délai habituel dépasse ce temps, en disant ce qui bloque et ce qu'il faudrait décider.
Préparer la première semainePoser dans les agendas les rencontres et formations du parcours d'accueil, en vérifiant la disponibilité réelle de chacun, et préparer le mot à l'équipe et le message de bienvenue à relire.
Tenir les points de suivi après l'arrivéeProgrammer et rappeler les points de suivi convenus jusqu'à la fin de la période d'essai, et avertir le responsable de l'échéance assez tôt pour qu'une décision se prenne sans précipitation.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur domiciliation et secrétariat externalisé.

Agrément préfectoral: L'autorisation obligatoire pour exercer la domiciliation d'entreprises, à renouveler périodiquement.
Contrat de domiciliation: L'écrit conclu avec l'entreprise domiciliée, d'une durée minimale et renouvelable.
Justificatif de jouissance: La preuve que le domicilié dispose bien de locaux, exigée au registre du commerce.
Réexpédition du courrier: Le service de renvoi vers l'adresse réelle, dont la fréquence est au cœur de l'offre.
Permanence téléphonique: La prise d'appels au nom du client, avec un script et une remontée des messages.
Vigilance sur le domicilié: L'obligation de vérifier l'identité et l'activité du client, et de signaler ce qui doit l'être.
Registre des domiciliés: La liste tenue à jour des entreprises hébergées, présentée aux autorités à leur demande.
Mise à disposition de bureau: La possibilité d'occuper ponctuellement un espace, souvent exigée pour que la domiciliation soit régulière.

Contrat de domiciliation signé: Il fixe durée, services et obligations, et sert de justificatif pour l'immatriculation du domicilié.
Attestation de domiciliation: Remise au client pour son dossier d'immatriculation, elle engage le domiciliataire sur la réalité du service.
Registre des entreprises domiciliées: Tenu à jour avec les pièces d'identité et les coordonnées réelles, il se présente aux autorités.
Registre de remise du courrier: Il trace ce qui a été reçu, réexpédié ou retiré, et protège en cas de contestation.

Aucune domiciliation n'est acceptée sans agrément valide du domiciliataire ni vérification de l'identité du dirigeant.

Le registre des domiciliés se tient à jour en permanence : une adresse réelle obsolète est un manquement, pas un détail.

Le courrier se remet ou se réexpédie selon le contrat et se trace : un pli perdu se règle avec une preuve, pas avec un souvenir.

Les obligations de vigilance et de signalement s'appliquent : une activité douteuse se traite selon la procédure, pas par le silence.

Entreprises domiciliées: La base d'abonnements récurrents, qui fait l'essentiel du chiffre du domiciliataire.
Plis traités par mois: Le volume de courrier reçu et réexpédié, principal poste de charge opérationnelle.
Appels pris: Le volume de la permanence téléphonique, facturé au forfait ou à l'appel selon l'offre.
Le dirigeant domicilié: Il a besoin d'une attestation tout de suite pour son immatriculation et sous-estime les vérifications.
Le greffe du tribunal de commerce: Il exige un contrat de domiciliation conforme pour immatriculer, et refuse les pièces incomplètes.
Les autorités de contrôle: Elles vérifient l'agrément, le registre et les vérifications faites sur les domiciliés.
Le facteur et les services postaux: Ils remettent le courrier en volume, et l'organisation de sa réception fait la qualité du service.; Le courrier arrive tous les jours et doit être traité le jour même : un pli administratif en retard coûte cher au client.; Les créations d'entreprises se concentrent en début d'année et à la rentrée, avec des besoins d'attestation immédiats.; Les renouvellements de contrats et d'agrément reviennent à échéance fixe et se préparent à l'avance.