Assistant commercial administratif pour domiciliation et secrétariat externalisé, sur Sage 100

Agrément préfectoral pour la domiciliation, courrier à réexpédier et permanence téléphonique multi-clients.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Préparer les devisÉtablir les devis au tarif en vigueur, appliquer la remise seulement si elle entre dans la délégation du commercial, et soumettre les autres à l'accord écrit de qui peut les accorder. Dans Sage 100.
Enregistrer les commandes reçuesComparer chaque commande au devis accepté sur les références, quantités, prix, règlement et livraison, et arrêter l'enregistrement dès qu'un écart apparaît pour le poser en question au client. Dans Sage 100.
Émettre les accusés de réceptionConfirmer au client la commande enregistrée avec le délai donné par la production ou le fournisseur, et n'annoncer aucune date tant qu'elle n'a pas été confirmée par eux. Dans Sage 100.
Suivre les commandes en coursTenir ce qui doit partir, ce qui a glissé et ce qui attend une pièce ou un règlement, et prévenir le commercial le jour même de tout glissement de date afin qu'il devance le client. Dans Sage 100.
Relancer les devis sans réponseRelancer au rythme convenu les devis restés sans réponse et inscrire la réponse obtenue, y compris un refus et son motif, pour que les affaires perdues puissent être comprises.
Tenir le CRM à jourConsigner après chaque échange ce qui a été dit par le client ou rapporté par le commercial, sans y mêler d'interprétation, et rattacher l'échange au devis ou à la commande concernés.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur domiciliation et secrétariat externalisé.

Agrément préfectoral: L'autorisation obligatoire pour exercer la domiciliation d'entreprises, à renouveler périodiquement.
Contrat de domiciliation: L'écrit conclu avec l'entreprise domiciliée, d'une durée minimale et renouvelable.
Justificatif de jouissance: La preuve que le domicilié dispose bien de locaux, exigée au registre du commerce.
Réexpédition du courrier: Le service de renvoi vers l'adresse réelle, dont la fréquence est au cœur de l'offre.
Permanence téléphonique: La prise d'appels au nom du client, avec un script et une remontée des messages.
Vigilance sur le domicilié: L'obligation de vérifier l'identité et l'activité du client, et de signaler ce qui doit l'être.
Registre des domiciliés: La liste tenue à jour des entreprises hébergées, présentée aux autorités à leur demande.
Mise à disposition de bureau: La possibilité d'occuper ponctuellement un espace, souvent exigée pour que la domiciliation soit régulière.

Contrat de domiciliation signé: Il fixe durée, services et obligations, et sert de justificatif pour l'immatriculation du domicilié.
Attestation de domiciliation: Remise au client pour son dossier d'immatriculation, elle engage le domiciliataire sur la réalité du service.
Registre des entreprises domiciliées: Tenu à jour avec les pièces d'identité et les coordonnées réelles, il se présente aux autorités.
Registre de remise du courrier: Il trace ce qui a été reçu, réexpédié ou retiré, et protège en cas de contestation.

Aucune domiciliation n'est acceptée sans agrément valide du domiciliataire ni vérification de l'identité du dirigeant.

Le registre des domiciliés se tient à jour en permanence : une adresse réelle obsolète est un manquement, pas un détail.

Le courrier se remet ou se réexpédie selon le contrat et se trace : un pli perdu se règle avec une preuve, pas avec un souvenir.

Les obligations de vigilance et de signalement s'appliquent : une activité douteuse se traite selon la procédure, pas par le silence.

Entreprises domiciliées: La base d'abonnements récurrents, qui fait l'essentiel du chiffre du domiciliataire.
Plis traités par mois: Le volume de courrier reçu et réexpédié, principal poste de charge opérationnelle.
Appels pris: Le volume de la permanence téléphonique, facturé au forfait ou à l'appel selon l'offre.
Le dirigeant domicilié: Il a besoin d'une attestation tout de suite pour son immatriculation et sous-estime les vérifications.
Le greffe du tribunal de commerce: Il exige un contrat de domiciliation conforme pour immatriculer, et refuse les pièces incomplètes.
Les autorités de contrôle: Elles vérifient l'agrément, le registre et les vérifications faites sur les domiciliés.
Le facteur et les services postaux: Ils remettent le courrier en volume, et l'organisation de sa réception fait la qualité du service.; Le courrier arrive tous les jours et doit être traité le jour même : un pli administratif en retard coûte cher au client.; Les créations d'entreprises se concentrent en début d'année et à la rentrée, avec des besoins d'attestation immédiats.; Les renouvellements de contrats et d'agrément reviennent à échéance fixe et se préparent à l'avance.