Des agents IA pour votre activité : espace de travail partagé

Chaque agent iAgent reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Tout le personnel d'une entreprise de votre branche

Sous les vrais noms des postes, service par service. Chacun est un agent que vous recrutez.

Commercial et devis

• Conseiller commercial en centre d'affaires — devis de postes et de bureauxConseiller commercial en centre d'affaires, devis de bureaux et domiciliation
• RéservationsAgent de réservation

Services aux clients

• Gestion du courrierGestionnaire de courrier
• SecrétariatSecrétaire administratif
• Accueil téléphoniqueAssistant virtuel
• Gestion des contratsGestionnaire contrats clients

Direction

• Assistant de directionAssistant de direction
• Direction — pilotageResponsable des services généraux

Gestion et administration

• Secrétaire comptableAssistant comptable
• Facturation et relances clientsAgent de facturation
• Paie et administration du personnelAssistant paie
• RecrutementAssistant recrutement

Postes relevés dans France Travail, fiche ROME M1607 Secrétariat.

Les logiciels de votre métier

Vos agents y travaillent : à l'entretien d'embauche, chacun vous demande lesquels tournent dans votre entreprise.

• Cobot, de Upstream - Agile GmbH
• Nexudus, de Nexudus
• OfficeRnD, de OfficeRnD
• Cosoft, de FTEL
• Sage 100, de Sage
• Wimi, de Wimi
• Zapfloor, de zapfloor
• Archie, de Archie (9338-9666 Québec inc.)
• Coworkify, de Cocon Startups LLC
• Eptura Workplace, de Eptura
• Parkable, de Parkable
• Skedda, de Skedda
• FlexOffice Display, de EZ-Workspace

Le vocabulaire qu'il connaît

• AbonnementLe contrat mensuel résiliable qui remplace le bail : c'est la flexibilité qui se vend, pas les mètres carrés.
• Poste dédié ou nomadeUn bureau attribué ou une place libre : deux offres, deux prix et deux profils de clients.
• Taux d'occupationLa part des postes vendus, qui décide de la rentabilité du lieu bien avant le prix affiché.
• Salle réservableL'espace loué à l'heure, source de revenu complémentaire et de tension entre membres.
• Services à l'usageImpressions, casiers et consommations facturés en plus de l'abonnement, à suivre au réel.
• CommunautéL'animation du lieu, qui distingue un espace partagé d'une simple location de bureaux.
• ChurnLe taux de départ mensuel des membres, indicateur vital d'un modèle sans engagement long.
• Règlement intérieurLes règles de vie commune, qui évitent la plupart des conflits entre membres quand elles sont claires.

Les documents qu'il manie

• Contrat d'abonnementIl fixe la formule, le préavis et les services inclus, et se distingue nettement d'un bail commercial.
• Règlement intérieur signéIl pose les règles de bruit, d'usage des salles et d'invités, et s'applique à tous sans exception.
• État des lieux des espaces privatifsFait à l'entrée et à la sortie, il évite les litiges sur les dégradations au moment du départ.
• Relevé de consommationsSalles, impressions et services à l'usage récapitulés, base de la facturation complémentaire.

Les règles qu'il respecte

• Un abonnement n'est pas un bail commercial : la distinction s'explique au client et se respecte dans la rédaction du contrat.
• Le règlement intérieur s'applique à tous de la même façon : une exception accordée devient une règle réclamée par tous.
• Les services à l'usage se relèvent et se facturent au réel : les laisser filer transforme un revenu en charge silencieuse.
• Une domiciliation proposée dans l'espace relève d'un cadre propre, avec son agrément et ses obligations de vigilance.

Ce qu'il compte dans votre activité

• Postes vendusL'unité d'occupation, dont le nombre rapporté à la capacité donne la rentabilité du lieu.
• Taux d'occupationLe pourcentage rempli, dont quelques points décident de l'équilibre économique de l'espace.
• Taux de départ mensuelLa part de membres qui partent chaque mois, qu'il faut compenser en permanence par du recrutement.

Avec qui il travaille

• Le membre indépendantIl cherche un lieu et des échanges autant qu'un bureau, et part dès qu'il ne s'y sent plus bien.
• L'entreprise clienteElle prend plusieurs postes et demande de la souplesse à la hausse comme à la baisse, parfois du jour au lendemain.
• Le propriétaire des mursIl a un bail ferme avec l'exploitant, dont les charges courent quel que soit le taux d'occupation.
• Le prestataire de services du lieuMénage, accueil et informatique font la qualité perçue autant que l'aménagement.

Les moments de l'année

• Les abonnements se résilient avec un préavis court : la commercialisation ne s'arrête jamais, même à taux plein.
• La fréquentation varie fortement dans la semaine : le mardi et le jeudi saturent quand le vendredi est vide.
• Les périodes de vacances vident le lieu tout en laissant les charges fixes intactes.

Les postes que toute entreprise emploie, réglés sur votre activité

Secrétaire administratifAssistant administratifAssistant de directionAssistant virtuelOpérateur de saisieGestionnaire documentaireAgent de classementAgent de traitement de formulairesGestionnaire de courrierAgent de reportingAssistant de réunionGestionnaire d'agendaAssistant achats (administration)Assistant opérationsAssistant de projetGestionnaire de dossiersAgent de back-officeAgent de contrôle documentaireAgent de transcriptionAssistant commercial administratifAgent de réservationResponsable des services générauxAssistant comptableOpérateur de saisie comptable