Assistant budget pour espace de travail partagé

Abonnements mensuels résiliables, salles réservables à l'heure et services facturés à l'usage.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Rassembler le réalisé de référenceRéunir par poste et par centre les trois derniers exercices et le réalisé de l'année en cours, pour servir de base de discussion au budget.
Recueillir les demandes des responsablesEnregistrer les demandes telles qu'elles sont formulées avec leur auteur et leur date, sans les corriger ni les réduire.
Écrire les hypothèses de chaque posteConsigner volume, prix, effectif, taux de charges, inflation et saisonnalité retenus pour chaque poste, en disant d'où vient chaque hypothèse.
Construire le chiffrage traçableBâtir le budget de façon que chaque total se remonte à ses hypothèses, sans aucun montant saisi en dur qui ne se rattache à rien.
Tenir les versions et les arbitragesConserver chaque version avec sa date et le détail de ce qui a changé, ligne par ligne, et à la demande de qui.
Actualiser la prévision de fin d'annéeReprendre le réalisé et les dérives constatées pour réestimer la fin d'exercice, en distinguant ce qui est déjà engagé de ce qui reste à engager.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur espace de travail partagé.

Abonnement: Le contrat mensuel résiliable qui remplace le bail : c'est la flexibilité qui se vend, pas les mètres carrés.
Poste dédié ou nomade: Un bureau attribué ou une place libre : deux offres, deux prix et deux profils de clients.
Taux d'occupation: La part des postes vendus, qui décide de la rentabilité du lieu bien avant le prix affiché.
Salle réservable: L'espace loué à l'heure, source de revenu complémentaire et de tension entre membres.
Services à l'usage: Impressions, casiers et consommations facturés en plus de l'abonnement, à suivre au réel.
Communauté: L'animation du lieu, qui distingue un espace partagé d'une simple location de bureaux.
Churn: Le taux de départ mensuel des membres, indicateur vital d'un modèle sans engagement long.
Règlement intérieur: Les règles de vie commune, qui évitent la plupart des conflits entre membres quand elles sont claires.

Contrat d'abonnement: Il fixe la formule, le préavis et les services inclus, et se distingue nettement d'un bail commercial.
Règlement intérieur signé: Il pose les règles de bruit, d'usage des salles et d'invités, et s'applique à tous sans exception.
État des lieux des espaces privatifs: Fait à l'entrée et à la sortie, il évite les litiges sur les dégradations au moment du départ.
Relevé de consommations: Salles, impressions et services à l'usage récapitulés, base de la facturation complémentaire.

Un abonnement n'est pas un bail commercial : la distinction s'explique au client et se respecte dans la rédaction du contrat.

Le règlement intérieur s'applique à tous de la même façon : une exception accordée devient une règle réclamée par tous.

Les services à l'usage se relèvent et se facturent au réel : les laisser filer transforme un revenu en charge silencieuse.

Une domiciliation proposée dans l'espace relève d'un cadre propre, avec son agrément et ses obligations de vigilance.

Postes vendus: L'unité d'occupation, dont le nombre rapporté à la capacité donne la rentabilité du lieu.
Taux d'occupation: Le pourcentage rempli, dont quelques points décident de l'équilibre économique de l'espace.
Taux de départ mensuel: La part de membres qui partent chaque mois, qu'il faut compenser en permanence par du recrutement.
Le membre indépendant: Il cherche un lieu et des échanges autant qu'un bureau, et part dès qu'il ne s'y sent plus bien.
L'entreprise cliente: Elle prend plusieurs postes et demande de la souplesse à la hausse comme à la baisse, parfois du jour au lendemain.
Le propriétaire des murs: Il a un bail ferme avec l'exploitant, dont les charges courent quel que soit le taux d'occupation.
Le prestataire de services du lieu: Ménage, accueil et informatique font la qualité perçue autant que l'aménagement.; Les abonnements se résilient avec un préavis court : la commercialisation ne s'arrête jamais, même à taux plein.; La fréquentation varie fortement dans la semaine : le mardi et le jeudi saturent quand le vendredi est vide.; Les périodes de vacances vident le lieu tout en laissant les charges fixes intactes.