Gestionnaire administration du personnel pour traiteur

Commandes datées avec nombre de convives confirmé tard, matériel à louer et personnel extra à mobiliser.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever l'état des chantiersLire chaque matin les tableaux tenus par les autres postes du service et en extraire l'avancement des recrutements, arrivées, campagnes, demandes, déclarations et échéances, sans rien recalculer.
Classer retards, échéances et blocagesRépartir ce qui est relevé entre chantiers en retard, échéances qui exigent une action avant leur date et blocages, en nommant pour chaque blocage ce qui manque et qui le détient.
Chercher les causes communesRapprocher les blocages qui partagent un même point d'origine — un manager, un service, une étape, un outil — et les présenter comme un seul point plutôt que comme une liste de symptômes.
Rendre le point de la semaineÉcrire une page pour le responsable RH disant ce qui a avancé, ce qui bloque et pourquoi, et au plus trois points classés par ce qu'ils coûtent s'ils attendent encore.
Répondre aux questions sur le serviceRépondre aux questions du responsable sur l'état d'un chantier ou la charge du service en citant le relevé qui fonde la réponse, et dire quand les chiffres de la période ne permettent pas de conclure.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur traiteur.

Vocabulaire

Liaison froide: Plat cuit puis refroidi rapidement et maintenu au froid jusqu'au service : le refroidissement suit un barème de temps et de température.
Liaison chaude: Plat maintenu au chaud depuis la cuisson jusqu'au service, sans jamais redescendre sous la température réglementaire.
Plat témoin: Portion de chaque plat servi, conservée au froid plusieurs jours : c'est la seule preuve disponible si une intoxication est suspectée.
Nombre garanti: Nombre de convives confirmé par le client à une date fixée : c'est ce nombre qui est facturé, même si moins de monde se présente.
Extra: Personnel embauché à la journée pour un service : il se réserve des semaines à l'avance sur les dates de forte demande.
Fiche technique de plat: Grammages, coût matière et dressage par convive : elle rend le devis juste et le service reproductible d'une équipe à l'autre.

Documents

Devis détaillé par convive: Détaille les plats, le nombre de convives, le personnel, le matériel et la date du nombre garanti : c'est lui qui est signé, pas une estimation.
Fiche technique de plat: Porte les grammages, le coût matière et le dressage : elle permet de chiffrer sans perdre la marge au premier changement de menu.
Relevés de température de production et de transport: Cuisson, refroidissement, stockage et livraison : ils tracent la chaîne du froid et du chaud, et un contrôle les demande par prestation.
Registre des plats témoins: Note les plats conservés, la date et la prestation concernée ; sans lui, une suspicion d'intoxication ne peut pas être écartée.

Règles

Le refroidissement d'un plat cuit suit un barème de temps et de température : un plat refroidi trop lentement ne se sert pas, il se jette.

Des plats témoins sont conservés au froid pour chaque prestation servie : c'est la seule preuve disponible en cas de suspicion d'intoxication.

Livrer des plats préparés à d'autres professionnels exige un agrément sanitaire ou une dérogation, qui ne se confond pas avec la remise directe.

Les quatorze allergènes sont connus plat par plat et communiqués au client : un menu validé sans cette information ne l'est pas vraiment.

Servir de l'alcool suppose la licence correspondante : le traiteur qui en fournit vérifie qui la détient avant d'accepter la prestation.

Spécificités

Couvert: Unité de base du devis, du grammage et de la facturation : tout se ramène au convive, y compris le personnel et le matériel loué.
Grammes par personne: Le grammage par convive fixe le coût matière et la quantité à produire : dix grammes d'écart sur deux cents couverts se voient.
Degré Celsius: Le chaud et le froid ont chacun leur barème réglementaire, de la cuisson au service : c'est l'unité qui décide si une prestation est servable.
Le client qui organise: Change de nombre et de menu jusqu'au dernier moment : sans date de nombre garanti écrite, la marge part en achats inutiles.
Le loueur de matériel: Livre vaisselle, mobilier et froid sur une commande ferme ; les manquants et la casse se comptent au retour et se facturent.
Le personnel extra: Attend des horaires, un lieu et une tenue annoncés à l'avance ; une convocation de dernière minute se paie plus cher et trouve moins de monde.
Le lieu de réception: Impose ses horaires de montage et de démontage, ses accès et ses contraintes de cuisine : ils se vérifient avant de signer le devis.; Le nombre définitif de convives arrive souvent quelques jours avant la prestation : la commande matière se passe sur une estimation qui engage.; Le samedi concentre les prestations, et la saison des mariages comme les fêtes de fin d'année saturent le matériel et le personnel extra.; Le personnel extra et le matériel loué se réservent des semaines à l'avance sur les dates courues : accepter tard, c'est accepter à perte.; La production se fait la veille et la nuit précédente, et le montage sur place laisse peu de marge : un retard de livraison ne se rattrape pas.