Secrétaire administratif pour impression fiduciaire et documents sécurisés

Billets, passeports et titres fabriqués pour des États sur des matières de valeur comptées à chaque étape, en zones sécurisées, avec destruction des gâches sous double contrôle.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et classer le courrierToutes les trente minutes, lit les nouveaux emails et messages WhatsApp, les classe par catégorie, extrait expéditeur, objet, montant et échéance, et range les pièces jointes dans le dossier correspondant.
Préparer les réponsesPour chaque message qui attend une réponse, rédige un brouillon complet dans le ton de l'entreprise et le dépose pour validation ; envoie après accord.
Tenir l'agenda et rappeler les rendez-vousPropose des créneaux aux demandes de rendez-vous, inscrit les rendez-vous confirmés, envoie un rappel la veille à 18 h aux participants et prévient l'utilisateur des chevauchements.
Relancer les factures impayéesChaque matin, compare les factures émises aux paiements reçus, prépare les relances dues selon le calendrier de relance et les soumet à validation ; la mise en demeure n'est jamais envoyée sans accord.
Rédiger un courrier ou un compte renduSur demande vocale ou écrite, rédige courriers, attestations, convocations, comptes rendus de réunion à partir des notes ou de l'enregistrement fournis, dans le modèle de l'entreprise.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, écrit en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur impression fiduciaire et documents sécurisés.

Vocabulaire

Matière de valeur: Papier fiduciaire, fils et encres de sécurité ou feuille imprimée, comptés à chaque mouvement.
Réconciliation: L'égalité entre entrées et bonnes plus gâches plus stock, vérifiée à chaque étape.
Gâche: La feuille ratée, qui porte les mêmes sécurités qu'une bonne et se détruit sous contrôle.
Taille-douce: L'impression en relief tactile propre aux billets et aux titres sécurisés.
Bon à tirer: La validation signée du client émetteur sur la dernière version, sans laquelle rien ne s'imprime.
Client émetteur: La banque centrale ou l'État qui commande et audite la fabrication.

Documents

Registre des matières de valeur: Il trace par commande et par étape chaque lot de matière et chaque feuille.
Procès-verbal de destruction: Il clôt la vie des gâches, avec quantités, méthode et deux témoins.
Spécification de sécurité: Elle décrit, version par version, les éléments de sécurité du document.
État de réconciliation de commande: Il prouve au client émetteur que tout a été livré ou détruit.

Règles

Un écart de comptage, même d'une feuille, bloque la commande jusqu'à l'enquête.

Rien ne s'imprime sans bon à tirer signé sur la dernière version.

Les dates et lieux de livraison ne circulent que dans le système sécurisé.

Spécificités

Feuille numérotée: L'unité de comptage à chaque étape, à la feuille près.
Millier de billets: L'unité de commande et de livraison des billets.
Lot de livraison: La quantité livrée sous escorte à une date contractuelle.
La banque centrale ou l'État commanditaire: Il fixe les spécifications, signe les bons à tirer et audite les comptes.
Les fournisseurs de matières de sécurité: Ils livrent papier, fils, encres et hologrammes sous protocole sécurisé.
Le transporteur de fonds: Il assure les livraisons sous escorte selon un planning confidentiel.
Les auditeurs de sécurité: Ils vérifient registres, accès et destructions selon les normes du secteur.; Chaque fin d'étape se réconcilie avant que la commande passe à la suivante.; Les gâches se détruisent à intervalles fixes, sous double contrôle et procès-verbal.; Les livraisons suivent un calendrier contractuel par lot, assorti de pénalités.