Agent de réservation pour banque privée et family office

Des familles fortunées suivies par un banquier privé et des ingénieurs patrimoniaux, ou par un family office qui consolide toutes leurs banques et coordonne leurs conseils.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Recevoir et qualifier les demandes de réservationSurveille la boîte mail, le portail de réservation et les échanges en conversation, identifie chaque nouvelle demande, extrait la ressource souhaitée, la date, le nombre de participants et les contraintes, puis la classe par priorité et par type.
Vérifier les disponibilités et préparer les propositionsConsulte le calendrier partagé et le CRM pour vérifier la disponibilité réelle de la ressource demandée, prépare un créneau ou une alternative si nécessaire, et documente la proposition avant confirmation.
Confirmer la réservation et informer le demandeurUne fois la disponibilité vérifiée, inscrit la réservation dans le calendrier et le CRM, envoie la confirmation écrite au demandeur avec les détails pratiques (lieu, horaire, accès, contact).
Gérer les modifications et annulationsTraite les demandes de changement de créneau ou d'annulation, vérifie l'impact sur les personnes déjà informées, prépare la nouvelle communication et la soumet à validation avant tout envoi.
Envoyer les rappels et suivre les absencesChaque matin, envoie les rappels de réservation du jour et du lendemain, repère les absences non annoncées de la veille et prépare une relance courtoise avant toute mesure plus ferme.
Rendre compte de l'occupation des ressourcesEn fin de journée, compile les réservations confirmées, annulées et les absences du jour, met à jour le taux d'occupation des ressources et rédige un rapport de synthèse.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur banque privée et family office.

Vocabulaire

Banquier privé: Le responsable de la relation avec la famille, qui réunit les experts et présente les propositions.
Ingénierie patrimoniale: L'étude juridique et fiscale de l'organisation d'un patrimoine : cession, transmission, structuration.
Reporting consolidé: La vue d'ensemble du patrimoine rassemblant toutes les banques, structures et classes d'actifs.
Mandat de gestion: Le contrat qui confie la gestion d'un portefeuille à un gérant, avec ses contraintes et ses frais.
Apport-cession: L'apport de titres à une holding avant leur cession, sous report d'imposition encadré par la loi.
Pacte Dutreil: Les engagements de conservation qui permettent une exonération partielle de droits sur la transmission d'entreprise.

Documents

Bilan patrimonial: Il photographie actifs, passif, revenus, situation civile et fiscale, base de toute proposition.
Note de proposition patrimoniale: Elle expose les scénarios chiffrés, leurs conditions et leurs risques pour la famille.
Reporting consolidé mensuel: Il rassemble positions, performances et frais de toutes les banques de la famille.
Base des mandats: Elle porte contraintes de gestion et conditions tarifaires négociées avec chaque banque.

Règles

Aucune proposition patrimoniale ne se présente sans ses hypothèses, ses conditions et ses risques écrits.

Aucun ordre ni aucun virement ne se passe sans instruction de la famille.

Aucune entrée en relation sans connaissance du client et vérification de l'origine des fonds.

Spécificités

Actifs sous gestion: Le montant confié, mesure de la relation et base des frais de gestion.
Frais en pourcentage d'encours: La tarification des banques et gérants, contrôlée chaque mois contre les conditions négociées.
Horizon de placement: La durée pendant laquelle la famille n'a pas besoin des fonds, qui guide l'allocation.
Les familles et leurs dirigeants: Ils veulent une vue claire de leur patrimoine, des frais justifiés et des propositions argumentées.
Les notaires et avocats fiscalistes: Ils rédigent les actes et valident les montages proposés par l'ingénierie patrimoniale.
Les banques dépositaires et gérants: Ils produisent relevés et performances et répondent aux appels d'offres de gestion.
L'Autorité de contrôle prudentiel et de résolution: Elle contrôle le devoir de conseil, la connaissance du client et la lutte anti-blanchiment.; Le reporting consolidé se produit chaque mois à partir des relevés de toutes les banques.; La fin d'année concentre les arbitrages fiscaux et les opérations de transmission à boucler avant le 31 décembre.; Les lois de finances changent chaque année des règles qui touchent les dossiers en cours.