L'indexation paraît être une tâche descriptive et elle est en réalité une tâche de prédiction. Celui qui indexe a le document devant lui, il en connaît le contexte, il sait de quoi il parle ; celui qui cherchera dans deux ans n'aura rien de tout cela, et il n'emploiera pas les mêmes mots. C'est pourquoi l'indexation libre, où chacun met les termes qui lui viennent, produit des fonds impossibles à interroger : le même sujet s'y appelle de cinq façons et aucune recherche ne les réunit. Un vocabulaire contrôlé, même modeste, vaut mieux qu'une richesse de termes non maîtrisée. Le spécialiste de l'indexation tient ce vocabulaire, ses synonymes et ses relations, il indexe selon des règles écrites plutôt que selon son jugement du jour, et il mesure son travail à une seule chose : les recherches qui ne trouvent rien.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir le vocabulaire contrôléMaintenir descripteurs, synonymes et relations entre les termes du fonds.
- Écrire les règles d'indexationFixer nombre de descripteurs, précision et traitement des sigles et noms.
- Indexer les documents entrantsAffecter les descripteurs selon les règles, en pensant à la question future.
- Relever les recherches sans résultatCollecter les requêtes restées vides et ce qu'elles cherchaient réellement.
- Corriger le vocabulaire en conséquenceAjouter les synonymes et les termes que les recherches vides révèlent.
- Signaler les termes nouveaux du fondsRelever les notions qui apparaissent et qu'aucun descripteur ne couvre.
- Reporter les retraits de descripteursReprendre document par document ce que portait un terme supprimé.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Alfresco
J'indexe les documents et je tiens le vocabulaire du fonds. - M-Files
Je reprends l'indexation quand le fonds vit sur cet outil. - SharePoint
Je relève les recherches restées sans résultat. - Zeendoc
J'applique les descripteurs sur les documents entrants. - Microsoft 365
J'écris les règles d'indexation et les relevés de termes.
Recrutez votre indexeur
Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.