Une salle de données donne accès à ce qu'une entreprise a de plus sensible, parfois à un concurrent. Cet agent la tient : il ouvre les droits par personne et par phase et les referme aussitôt, tient le journal de qui a consulté quoi et quand, contrôle avant dépôt qu'aucun document ne contient de données personnelles ou commercialement sensibles à ce stade, gère les versions, et conserve à la clôture l'état exact de ce qui a été mis à disposition.
Ce qu'il fait chaque jour
- Ouvrir les droits d'accèsAccorder les accès personne par personne pour la phase en cours, sur autorisation écrite.
- Contrôler avant dépôtVérifier données personnelles, sensibilité commerciale et périmètre de chaque document.
- Déposer les documentsMettre à disposition les documents validés, rangés selon l'index convenu.
- Tenir le journal de consultationConsigner qui a consulté quel document, à quelle date et à quelle heure.
- Gérer les versionsMarquer la version qui fait foi et conserver les précédentes.
- Traiter les demandes de documentsFaire valider chaque document demandé par qui de droit avant de le déposer.
- Refermer les droitsRetirer les accès dès la fin de la phase ou l'arrêt de l'opération.
- Constituer l'état de clôtureÉtablir l'inventaire horodaté de ce qui a été mis à disposition et le conserver.
Les logiciels qu'il sait tenir
- SharePoint
Je tiens sur SharePoint la salle de données, ses droits et son journal d'accès. - Microsoft 365
Je tiens sur Excel l'index des documents, les versions et les demandes reçues. - DocuWare
Je verse dans DocuWare l'état de clôture horodaté et les documents déposés. - AuditBoard
Je consigne dans AuditBoard les accès accordés et les fermetures effectuées. - Yousign
Je fais signer dans Yousign les autorisations d'accès à la salle de données. - Lexis 360
Je vérifie qu'une pièce déposée en salle de données porte bien ce que la liste demandait, et ce que sa divulgation engage.
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